Digitālā grāmatvedība un e-rēķini Latvijā — kur mēs esam 2026. gadā

1. gads Latvijas grāmatvedības vēsturē ieies kā gads, kad papīra rēķinu ēra oficiāli sāka noslēgties. Līdz šim e-rēķins bija izvēle — ērta alternatīva tiem, kuri gribēja strādāt moderni. No 2026. gada 1. janvāra tas ir kļuvis par juridisku pienākumu ikvienam, kurš izraksta rēķinu valsts iestādei. Un tas ir tikai sākums — nākamais solis, obligātie B2B e-rēķini, ir ieplānots jau 2028. gadā.

Tomēr, kā tas bieži notiek ar digitālajām reformām, starp likuma tekstu un ikdienas realitāti pastāv plaisa. Daudzi uzņēmumi vēl tikai iepazīstas ar PEPPOL tīklu, grāmatvedības programmatūras pielāgošana prasa laiku, un joprojām ir daudz jautājumu par to, kā process darbosies praksē. Šajā rakstā aplūkosim, kur mēs patiesībā atrodamies 2026. gada vidū.

Pašreizējais stāvoklis — kas ir obligāts un kas vēl nav

Latvijas e-rēķinu ieviešana notiek pakāpeniski, lai dotu uzņēmumiem laiku pielāgoties.

Kas ir obligāts no 2026. gada 1. janvāra:

• Visiem piegādātājiem, kuri sniedz preces vai pakalpojumus budžeta iestādēm (B2G — Business-to-Government), ir jāizraksta strukturēts elektroniskais rēķins.

• Šis pienākums attiecas uz visiem valsts pārvaldes pasūtījumiem, iepirkumiem un līgumiem ar valsts sektoru.

• E-rēķinam jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 standartam, un tam jābūt strukturētā XML formātā — vienkāršs PDF fails, pat ja tas ir parakstīts ar e-parakstu, vairs nav derīgs.

Kas vēl nav obligāts:

• Uzņēmumu savstarpējie darījumi (B2B) — obligātie e-rēķini šajā segmentā ir pārcelti uz 2028. gada 1. janvāri.

• Tomēr brīvprātīgais B2B e-rēķinu periods sākās 2026. gada 30. martā, mudinot uzņēmumus jau tagad pāriet uz elektronisko rēķinu apmaiņu.

Šī pakāpeniskā pieeja ir saprātīga — tā ļauj valsts sektoram kļūt par "enkura klientu", kas motivē uzņēmumus investēt e-rēķinu infrastruktūrā, pirms tas kļūst obligāts visā tirgū.

E-rēķini valsts iestādēm — kas jāzina katram piegādātājam

Ja jūsu SIA jebkad ir izrakstījusi rēķinu ministrijai, pašvaldībai, skolai, slimnīcai vai jebkurai citai budžeta iestādei, 2026. gadā jūs vairs nedrīkstat to darīt papīra formātā vai vienkāršā PDF.

Prasības B2G e-rēķinam:

1. Strukturēts XML formāts atbilstoši EN 16931 standartam un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.

2. Automātiska apstrāde — saņēmēja sistēmai jāspēj to nolasīt bez cilvēka iejaukšanās.

3. Nosūtīšana caur PEPPOL tīklu — nevis pa e-pastu.

4. Obligātie dati — piegādātāja un saņēmēja PEPPOL identifikatori, rēķina numurs, datums, summa, PVN informācija, iepirkuma līguma atsauce (ja attiecināms).

Kas notiek, ja neizpildāt prasību?

Ja valsts iestādei tiek iesniegts ne-atbilstošs rēķins (piemēram, papīra vai PDF formātā), iestāde ir tiesīga to nepieņemt. Tas nozīmē, ka maksājums par sniegtajām precēm vai pakalpojumiem var aizkavēties, kamēr tiek sagatavots un iesniegts pareizs e-rēķins.

PEPPOL tīkls — kas tas ir un kā tas darbojas

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ir starptautisks e-iepirkumu un e-rēķinu apmaiņas tīkls, kas savieno uzņēmumus ar valsts iestādēm visā Eiropā. Tā mērķis ir standartizēt elektronisko dokumentu apmaiņu, lai uzņēmums varētu nosūtīt rēķinu jebkurai Eiropas valsts iestādei, izmantojot vienu un to pašu sistēmu.

Kā PEPPOL darbojas:

1. Jūsu uzņēmums izveido e-rēķinu savā grāmatvedības programmā vai specializētā e-rēķinu platformā.

2. Rēķins tiek konvertēts PEPPOL BIS formātā un nosūtīts caur jūsu PEPPOL piekļuves punktu (Access Point).

3. Piekļuves punkts pārsūta rēķinu uz saņēmēja (piemēram, ministrijas) piekļuves punktu.

4. Saņēmēja sistēma automātiski importē rēķinu, pārbauda tā atbilstību un nosūta apstiprinājumu.

Priekšrocības:

• Viens savienojums, visa Eiropa. Jums nav jāreģistrējas katras valsts sistēmā atsevišķi.

• Kļūdu samazinājums. Automātiska validācija novērš manuālas ievades kļūdas.

• Ātrāka apmaksa. Strukturēti dati nonāk saņēmēja sistēmā bez kavēšanās, kas var paātrināt rēķinu apstiprināšanu un apmaksu.

Vai PEPPOL ir obligāts tikai B2G?

Pašlaik jā — obligāta prasība attiecas tikai uz darījumiem ar valsts sektoru. Taču arī B2B sektorā PEPPOL kļūst par dominējošo standartu, jo tas ir tas pats tīkls, kas tiks izmantots obligātajiem B2B e-rēķiniem no 2028. gada.

Kā praktiski nosūtīt e-rēķinu — rīki un darbplūsma

Lai nosūtītu e-rēķinu, jums būs nepieciešams viens no šiem risinājumiem:

1. Grāmatvedības programmatūra ar PEPPOL atbalstu.

Horizon Cloud un Jumis jau piedāvā pilnu PEPPOL integrāciju — jūs izrakstāt rēķinu kā parasti, un programma to nosūta caur PEPPOL tīklu. Arī Visma (e-conomic) atbalsta PEPPOL. Pats.lv PEPPOL atbalsts ir ierobežots, tāpēc, ja strādājat ar valsts iestādēm, pārbaudiet savas programmas iespējas.

2. Specializēta e-rēķinu platforma vai serviss.

Ja jūsu grāmatvedības programma neatbalsta PEPPOL, varat izmantot starpniekservisu (piemēram, eInvoice.lv, Telema, Fitek), kas konvertē jūsu rēķinu PEPPOL formātā un nosūta to saņēmējam. Šādi servisi parasti iekasē maksu par vienu rēķinu vai mēneša abonementu.

3. Tiešsaistes portāls.

Dažas valsts iestādes piedāvā iespēju manuāli ievadīt rēķinu viņu e-iepirkumu portālā, taču tas ir laikietilpīgi un nav ieteicams regulārai lietošanai.

Darbplūsma:

1. Izrakstiet rēķinu savā grāmatvedības programmā, norādot visus obligātos rekvizītus.

2. Pievienojiet saņēmēja PEPPOL identifikatoru (to jums dos valsts iestāde; tas var būt, piemēram, iestādes reģistrācijas numurs).

3. Izvēlieties "Sūtīt kā e-rēķinu" vai līdzīgu opciju, un programma/serviss nosūtīs to.

4. Jūs saņemsiet elektronisku apstiprinājumu par veiksmīgu piegādi.

Kā saņemt un apstrādāt ienākošos e-rēķinus

E-rēķini nenozīmē tikai izsūtīšanu — arī jūsu uzņēmums tos saņems no piegādātājiem. Brīvprātīgajā B2B fāzē arvien vairāk uzņēmumu izvēlēsies sūtīt e-rēķinus, un jums ir jābūt gataviem tos saņemt.

Prasības saņemšanai:

• Jūsu grāmatvedības programmai jāspēj importēt PEPPOL formāta rēķinus.

• Alternatīvi, varat izmantot e-rēķinu saņemšanas servisu, kas konvertē ienākošos e-rēķinus uz PDF vai integrē tos jūsu grāmatvedības sistēmā.

• Ienākošais e-rēķins automātiski jāiegrāmato — programmatūra nolasa datus (piegādātāja rekvizītus, summu, PVN, apmaksas termiņu) un izveido attiecīgu ierakstu bez manuālas ievades.

Priekšrocības:

• Laika ietaupījums. Vairs nav manuāli jāpārraksta dati no papīra rēķina.

• Kļūdu novēršana. Automātiska importēšana novērš pārrakstīšanās kļūdas.

• Ātrāka apstrāde. Rēķins uzreiz nonāk grāmatvedības sistēmā, nevis gaida, kamēr kāds to ievadīs.

Ko ES e-rēķinu direktīva nozīmē Latvijas mazajiem uzņēmumiem ilgtermiņā

Eiropas Komisijas priekšlikums "VAT in the Digital Age" (ViDA) paredz, ka līdz 2030. gadam e-rēķinu izmantošana pārrobežu darījumos ES kļūs par obligātu standartu visiem PVN maksātājiem. Latvijas pakāpeniskā pieeja — vispirms B2G, tad B2B — ir tiešs solis pretī šīm prasībām.

Galvenās ilgtermiņa tendences:

• Obligāta e-rēķinu izmantošana B2B no 2028. gada 1. janvāra.

• Standartizēta PVN atskaite — nākotnē PVN deklarācijas varēs tikt aizstātas ar strukturētu e-rēķinu datu analīzi, ko VID veiks automātiski (tā sauktā "Digital Reporting").

• Samazināta ēnu ekonomika — jo vairāk darījumu tiek dokumentēti strukturēti, jo grūtāk ir izvairīties no nodokļu nomaksas.

Mazajiem uzņēmumiem tas nozīmē: ja jūs jau tagad ieviešat e-rēķinu infrastruktūru, jūs ne tikai izpildāt šodienas prasības, bet arī esat soli priekšā konkurentiem, kuri gaidīs līdz 2028. gadam.

Kā sagatavot savu SIA e-rēķinu laikmetam

1. Pārbaudiet, vai jūsu grāmatvedības programmatūra atbalsta PEPPOL.

Ja izmantojat Horizon, Jumis vai Visma, iespējams, tikai jāaktivizē atbilstošs modulis. Ja izmantojat Pats.lv vai Excel, jums būs jāapsver pāreja uz programmatūru ar PEPPOL atbalstu vai jāizmanto starpniekserviss.

2. Reģistrējieties PEPPOL tīklā.

Lai nosūtītu e-rēķinus, jūsu uzņēmumam ir jābūt PEPPOL dalībniekam. Reģistrāciju var veikt caur savu grāmatvedības programmatūras nodrošinātāju vai specializētu PEPPOL piekļuves punkta pakalpojumu sniedzēju (piemēram, Fitek, Telema, eInvoice.lv).

3. Aktualizējiet savus klientu un piegādātāju datus.

Lai nosūtītu e-rēķinu, jums ir jāzina saņēmēja PEPPOL identifikators. Sāciet ar saviem valsts sektora klientiem — pieprasiet viņu PEPPOL ID.

4. Apmāciet darbiniekus.

Ja rēķinus izraksta vairāki cilvēki, pārliecinieties, ka viņi zina, kā izvēlēties e-rēķina sūtīšanas opciju un kā rīkoties, ja sistēma ziņo par kļūdu.

5. Veiciet testa sūtījumus.

Pirms pirmā īstā e-rēķina nosūtīšanas valsts iestādei, veiciet testu ar sava PEPPOL pakalpojumu sniedzēja palīdzību, lai pārliecinātos, ka viss darbojas.

E-rēķini nav tikai jauna tehnoloģija — tie ir fundamentāla pārmaiņa tajā, kā uzņēmumi sazinās ar valsti un savā starpā. Uzņēmumi, kas šīs pārmaiņas pieņems agri, iegūs konkurences priekšrocību — ātrāku rēķinu apmaksu, mazāk kļūdu un mazāku administratīvo slogu. Mūsu komanda palīdz SIA sagatavoties e-rēķinu laikmetam — no programmatūras iestatīšanas līdz pirmajam veiksmīgajam e-rēķinam.

Pēdējo reizi atjaunināts: 2026. gada jūnijs. Informācija balstīta uz Ministru kabineta noteikumiem par e-rēķinu ieviešanu, PEPPOL oficiālo dokumentāciju un VID vadlīnijām.