Kā nomainīt grāmatvedi — soli pa solim bez stresa 2026

Grāmatveža maiņa ir viens no tiem lēmumiem, ko uzņēmēji parasti atliek. Ne tāpēc, ka nav sūdzību, bet tāpēc, ka pārejas process šķiet sarežģīts, laikietilpīgs un riskants — it īpaši, ja pašreizējam grāmatvedim ir EDS piekļuve, visa uzņēmuma dokumentācija un zināšanas par tā finanšu vēsturi. Tomēr palikšana pie slikta grāmatveža var izmaksāt ievērojami dārgāk nekā pāreja — sodi par kavētām deklarācijām, neizmantotas nodokļu optimizācijas iespējas un risks, kas rodas, ja uzņēmuma grāmatvedības politika neatbilst 2026. gada prasībām.

Šajā ceļvedī mēs aprakstām visu procesu soli pa solim — no pirmajiem brīdinājuma signāliem līdz brīdim, kad jaunais grāmatvedis ir pilnībā pārņēmis lietas.

1. Brīdinājuma signāli: kad ir laiks mainīt grāmatvedi

Pirms domā par procesu, ir svarīgi pārliecināties, ka maiņa patiešām ir nepieciešama. Šeit ir septiņi signāli, ko mēs Balansis dzirdam visbiežāk no klientiem, kuri pārnāk no citiem grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem:

• Tu uzzini par VID termiņiem pēc tam, kad tie jau ir nokavēti. Grāmatvedis neinformē tevi par tuvojošos deklarāciju termiņiem, un tu par kavējumu uzzini tikai tad, kad VID atsūta soda rēķinu.

• Tavs grāmatvedis atbild uz jautājumiem pēc vairākām dienām — vai neatbild vispār. Normāla komunikācija ir pamatpakalpojuma sastāvdaļa, nevis luksusa iespēja.

• Tu maksā sodus par kļūdām, kuras pieļāvis grāmatvedis. Ja sodus sedz no savas kabatas, nevis grāmatvedis uzņemas atbildību, tā ir nopietna problēma.

• Tu nesaņem nekādas atskaites par uzņēmuma finanšu stāvokli. Mēneša beigās tev pienākas vismaz bilance un peļņas/zaudējumu pārskats — ne tikai apmaksai izrakstīts rēķins.

• Grāmatvedis neko nestāsta par nodokļu optimizācijas iespējām. Labs grāmatvedis aktīvi iesaka, kā legāli samazināt nodokļu slogu — piemēram, izmantojot 2026. gada alternatīvo UIN režīmu (15% + 6%) vai plānojot peļņas sadali izdevīgākā periodā.

• Tu jūti, ka tavs uzņēmums ir "par mazu" un nesaņem pietiekamu uzmanību. Pat ja uzņēmumam ir tikai daži desmiti darījumu mēnesī, tam pienākas pilnvērtīga apkalpošana.

• Grāmatvedis nav informējis tevi par būtiskām likumdošanas izmaiņām. 2026. gadā vien ir notikušas vairākas būtiskas izmaiņas: jaunais alternatīvais UIN režīms, EDS autorizācijas maiņa (tikai droši identifikācijas līdzekļi), PVN pilotprojekts pārtikai. Ja tavs grāmatvedis par tām nav runājis, viņš neseko līdzi nozares aktualitātēm.

Ja atpazīsti vismaz trīs no šiem signāliem, nopietni apsver iespēju mainīt grāmatvedi.

2. Pirms izmaiņu veikšanas: ko sagatavot

Pirms oficiāli paziņo pašreizējam grāmatvedim par sadarbības izbeigšanu, veic trīs sagatavošanās darbības.

2.1. Pārbaudi līguma nosacījumus

Izlasiet savu līgumu ar pašreizējo grāmatvedi. Pievērs uzmanību:

• Uzteikuma termiņš. Tipiski grāmatvedības ārpakalpojumu līgumos tas ir viens mēnesis, taču dažos līgumos var būt noteikts ilgāks termiņš vai minimālais līguma periods (piemēram, seši mēneši vai gads).

• Dokumentu nodošanas kārtība. Vai līgumā ir noteikts, kādā termiņā un formātā grāmatvedim jānodod dokumenti pēc sadarbības beigām?

• Papildu maksājumi. Vai līgums paredz kādu maksu par dokumentu arhīva sagatavošanu vai datu eksportu?

2.2. Izvēlies jauno grāmatvedi pirms vecā atlaišanas

Nekad neizbeidz sadarbību ar esošo grāmatvedi, pirms neesi atradis jaunu. Iemesli:

• Pārejas periods var aizņemt 2–4 nedēļas, un šajā laikā kādam ir jānodrošina kārtējo deklarāciju iesniegšana.

• Jaunais grāmatvedis var palīdzēt ar dokumentu pieprasījumu sagatavošanu — profesionālis precīzi zina, kas jāpieprasa.

• Tu vari saskaņot pārejas datumu tā, lai tas nesakristu ar deklarāciju iesniegšanas termiņiem (piemēram, PVN deklarācijas 20. datums).

2.3. Sagatavo sarakstu ar visu, kas jāsaņem no vecā grāmatveža

Šis kontrolsaraksts būs tavs galvenais instruments pārejas procesā. Detalizēts saraksts ir nākamajā sadaļā.

3. Ko vecajam grāmatvedim ir pienākums nodot

Izbeidzot sadarbību, grāmatvedim ir pienākums nodot tev visus dokumentus un datus, kas saistīti ar tava uzņēmuma grāmatvedību. Lūk, precīzs saraksts ar to, kas tev jāsaņem.

Obligāti pieprasāmie dokumenti un dati

1. Primārie dokumenti (oriģināli):

• Visi ienākošie un izejošie rēķini

• Bankas izraksti un maksājumu uzdevumi

• Kases čeki un kvītis

• Līgumi ar klientiem un piegādātājiem

• Pavadzīmes, pieņemšanas-nodošanas akti

• Avansa norēķinu dokumenti

2. Grāmatvedības reģistri:

• Virsgrāmata (visu kontu apgrozījumu un atlikumu pārskats)

• Stingrās uzskaites dokumentu reģistrs

• Pamatlīdzekļu uzskaites reģistrs

• Darbinieku personu kontu kartītes (ja ir darbinieki)

• Algu aprēķinu reģistri par katru mēnesi

3. Iesniegtās deklarācijas un to pierādījumi:

• Visu VID iesniegto deklarāciju izdrukas vai PDF faili par pēdējiem 3 gadiem

• EDS iesniegumu apstiprinājumi (unikālie iesniegumu numuri)

• PVN deklarācijas un to pielikumi

• Darba devēju ziņojumi

• UIN deklarācijas

• Iesniegtie gada pārskati

4. Grāmatvedības datu bāze:

• Pilna grāmatvedības programmas datu bāze (piemēram, Jumis, Horizon, Pats.lv, Excel)

• Datu bāzes parole un piekļuves informācija (ja programmatūra ir tavā īpašumā)

• Visu kontu atlikumu pārskats uz pēdējo datumu

5. Piekļuves un paroles:

• EDS pilnvarojuma atcelšanas apliecinājums

• Piekļuves atslēgas jebkurai programmatūrai, kas iegādāta uzņēmuma vārdā

• Mākoņpakalpojumu kontu piekļuves informācija

6. Citi būtiski dokumenti:

• Grāmatvedības politika (dokuments, kas nosaka uzņēmuma grāmatvedības uzskaites metodes)

• VID sarakste par pēdējiem 3 gadiem

• Informācija par iesniegtajām, bet vēl nesaņemtajām PVN atmaksām

• Informācija par aktuālajām vai plānotajām VID pārbaudēm

4. Dokumentu nodošanas akts

Rekomendējam noformēt dokumentu nodošanas-pieņemšanas aktu — tas pasargās gan tevi, gan grāmatvedi no pārpratumiem vēlāk. Aktam jāsatur:

• Nododamo dokumentu saraksts (var būt pielikumā)

• Datums, kurā dokumenti nodoti

• Norāde, ka nodotie dokumenti atbilst uzņēmuma grāmatvedības uzskaitei par periodu no [sākuma datums] līdz [beigu datums]

• Abu pušu paraksti

Svarīgi: pirms dokumentu pieņemšanas pārliecinies, ka esi saņēmis visu iepriekšējā sarakstā minēto. Pēc akta parakstīšanas pierādīt, ka kaut kas nebija nodots, ir ievērojami sarežģītāk.

5. EDS pilnvarojuma atcelšana

Šis ir kritiski svarīgs solis, ko daudzi uzņēmēji aizmirst. Kamēr vecajam grāmatvedim ir aktīvs EDS pilnvarojums, viņš juridiski var iesniegt dokumentus tava uzņēmuma vārdā — tostarp arī pēc sadarbības izbeigšanas.

Kā atcelt grāmatveža EDS pilnvarojumu

1. Pieslēdzies eds.vid.gov.lv ar savu e-identitāti (Smart-ID, eID vai eParaksts). Svarīgi: kopš 2026. gada 1. janvāra EDS vairs nevar pieslēgties ar lietotājvārdu un paroli — nepieciešams kvalificēts elektroniskās identifikācijas līdzeklis.

2. Dodieties uz sadaļu "Iestatījumi" → "Lietotāji un to tiesības".

3. Atrodiet sarakstā grāmatvedi, kuram vēlaties atcelt piekļuvi.

4. Nospiediet "Bloķēt piekļuvi sistēmai" (lai bloķētu tikai EDS) vai "Bloķēt visās sistēmās" (lai bloķētu piekļuvi arī citām VID sistēmām, piemēram, EMDAS).

5. Pārliecinies, ka izmaiņas ir saglabātas — sistēma parādīs apstiprinājuma paziņojumu.

Pilnvaru var atcelt arī klātienē jebkurā VID klientu apkalpošanas centrā, uzrādot personas apliecību.

Profilaktisks solis: pēc vecā grāmatveža piekļuves bloķēšanas pārbaudi, vai sarakstā nav citu nepazīstamu lietotāju vai novecojušu pilnvarojumu.

6. Jaunā grāmatveža uzsākšana

Kad dokumenti ir saņemti no vecā grāmatveža, ir laiks iesaistīt jauno. Efektīva jaunā grāmatveža uzsākšana ietver šādus soļus:

6.1. Dokumentu nodošana jaunajam grāmatvedim

Nodod jaunajam grāmatvedim visus no iepriekšējā saņemtos dokumentus. Populārākās pieejas:

• Digitāla nodošana: visi dokumenti tiek augšupielādēti koplietošanas mapē (piemēram, Dropbox, Google Drive) vai nosūtīti pa e-pastu šifrētā veidā.

• Fiziska nodošana: dokumenti tiek nodoti klātienē ar atsevišķu nodošanas-pieņemšanas aktu.

6.2. EDS pilnvarojuma piešķiršana jaunajam grāmatvedim

1. Pieslēdzies EDS ar savu e-identitāti.

2. Dodieties uz "Iestatījumi" → "Lietotāji un to tiesības".

3. Izvēlies "Pievienot jaunu lietotāju" un ievadi jaunā grāmatveža personas kodu.

4. Piešķir nepieciešamās tiesības: "Tiesības skatīt", "Tiesības labot" un "Tiesības iesniegt" attiecīgajiem dokumentu veidiem (Darba devēja ziņojums, PVN deklarācija, UIN deklarācija u.c.).

5. Svarīgi: nepiešķir pilnu piekļuvi visiem dokumentu veidiem — atstāj personīgos dokumentus (piemēram, Gada ienākumu deklarāciju) ārpus grāmatveža piekļuves.

6.3. Iepazīstināšana ar uzņēmumu

Lai jaunais grāmatvedis varētu efektīvi strādāt, nodrošini viņam:

• Īsu uzņēmuma aprakstu: darbības jomas, galvenie klienti, piegādātāji, darījumu specifika

• Piekļuvi bankas kontam: internetbankas skatīšanās tiesības (bez maksājumu veikšanas iespējas)

• Kontaktinformāciju: ar ko sazināties par rēķiniem, līgumiem, algu jautājumiem

• Iepriekšējā gada pārskatu un aktuālo bilanci: lai saprastu uzņēmuma finansiālo stāvokli

6.4. Pārbaudes periods

Pirmajā mēnesī pēc pārejas iesakām:

• Pārbaudīt, vai jaunais grāmatvedis ir iesniedzis visas kārtējās deklarācijas noteiktajos termiņos

• Salīdzināt vismaz vienu algu aprēķinu ar iepriekšējo periodu, lai pārliecinātos par konsekvenci

• Pārrunāt nodokļu optimizācijas iespējas — labs grāmatvedis aktīvi piedāvās risinājumus, nevis gaidīs tavus jautājumus

7. Cik ilgi iepriekšējais grāmatvedis ir atbildīgs?

Bieži uzdots jautājums: ja VID pārbaudē pēc gada atklāj kļūdu, ko pieļāvis iepriekšējais grāmatvedis — kurš ir atbildīgs?

Atbilde ir atkarīga no tā, vai grāmatvedis bija štata darbinieks vai ārpakalpojuma sniedzējs.

Ārpakalpojuma grāmatvedis:

Atbildību nosaka starp uzņēmumu un grāmatvedi noslēgtais līgums. Profesionālas grāmatvedības firmas parasti ir apdrošinājušas savu profesionālo civiltiesisko atbildību. Taču jārēķinās, ka līgumos bieži ir noteikts atbildības periods (piemēram, 12 vai 24 mēneši pēc sadarbības beigām). Pēc šī perioda atbildība var būt ierobežota, ja vien kļūda nav bijusi slēpta ļaunprātīgi.

Štata grāmatvedis:

Darba likuma ietvaros darba devējs ir atbildīgs par darbinieka pieļautajām kļūdām. Tomēr darba devējam ir tiesības prasīt no darbinieka zaudējumu atlīdzību, ja kļūda bijusi rupja vai tīša. Praksē tas ir sarežģīts process.

Praktisks padoms: pirms sadarbības izbeigšanas ar ārpakalpojuma grāmatvedi, rakstiski vienojies par atbildības periodu un saziņas kārtību gadījumā, ja VID uzdod jautājumus par periodu, kurā grāmatvedis veica tavu uzskaiti.

8. Tipisks pārejas process: laika grafiks

Kontrolsaraksts tavai pārejai

• Izlasi līgumu ar esošo grāmatvedi (uzteikuma termiņš, dokumentu nodošanas kārtība)

• Atrodi jauno grāmatvedi un vienojies par sadarbības uzsākšanas datumu

• Rakstiski paziņo vecajam grāmatvedim par sadarbības izbeigšanu

• Pieprasi izdrukāt vai eksportēt pilnu grāmatvedības datu bāzi

• Saņem visus primāros dokumentus (rēķini, čeki, līgumi)

• Saņem visu iesniegto deklarāciju kopijas par pēdējiem 3 gadiem

• Paraksti dokumentu nodošanas-pieņemšanas aktu

• EDS: atsauc vecā grāmatveža pilnvarojumu

• EDS: piešķir jaunajam grāmatvedim pilnvarojumu

• Nodod jaunajam grāmatvedim visus dokumentus un datu bāzi

• Iepazīstini jauno grāmatvedi ar uzņēmuma specifiku

• Pirmajā mēnesī pārbaudi, vai visas kārtējās deklarācijas iesniegtas laikā

Grāmatveža maiņa nav ikdienišķs notikums, taču arī ne ārkārtas situācija. Lielākā daļa jauno grāmatvežu ir ieinteresēti, lai pāreja noritētu gludi — tas ir arī viņu reputācijas jautājums. Galvenais ir nepieļaut situāciju, ka dokumenti paliek "starp diviem grāmatvežiem" un tuvojas nākamais deklarācijas termiņš.

Ja apsver iespēju mainīt grāmatvedi, mūsu komanda palīdzēs ar pārejas procesu — no dokumentu saraksta sagatavošanas līdz EDS piekļuves iestatīšanai.

Pēdējo reizi atjaunināts: 2026. gada aprīlis. Informācija balstīta uz VID oficiālajiem materiāliem par EDS lietošanu un nozares praksi.