Digitālā grāmatvedība un e-rēķini Latvijā — kur mēs esam 2026. gadā
Latvijas grāmatvedības digitalizācija notiek pakāpeniski — un šī pakāpeniskā pieeja bieži rada neskaidrības par to, kas tieši un no kura datuma ir obligāts. Precizēsim to jau uzreiz: strukturēti e-rēķini darījumos ar valsts iestādēm (B2G) Latvijā ir obligāti kopš 2025. gada 1. janvāra — tas nav jaunums 2026. gadam. Tas, kas mainās 2026. gadā, ir cita, papildu prasība: uzņēmumiem, kas jau sūta e-rēķinus valsts iestādēm, tagad papildus jānodod šo rēķinu strukturētie dati arī Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Un nākamais lielais solis — obligātie e-rēķini starp uzņēmumiem (B2B) — ir ieplānots tikai 2028. gada 1. janvārī.
Šajā rakstā aplūkosim, kur mēs patiesībā atrodamies 2026. gada vidū — kas jau ir obligāts, kas ir jauns tieši šogad, un kas vēl priekšā.
Galvenās atziņas
B2G e-rēķini (uzņēmumi → valsts iestādes) ir obligāti kopš 2025. gada 1. janvāra — nevis 2026. gada, kā bieži nepareizi tiek apgalvots
No 2026. gada 1. janvāra uzņēmumiem, kas sūta B2G e-rēķinus, papildus jānodod šo rēķinu strukturētie dati arī VID
B2B e-rēķini (uzņēmumi savā starpā) joprojām ir brīvprātīgi — obligāti tie kļūs no 2028. gada 1. janvāra
E-rēķinam jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 standartam strukturētā XML formātā — vienkāršs PDF, arī parakstīts ar e-parakstu, nav derīgs
Ja jūsu grāmatvedības programma jau atbalsta PEPPOL, pāreja uz e-rēķiniem parasti nozīmē tikai attiecīgā moduļa aktivizēšanu, nevis programmas maiņu
Pašreizējais stāvoklis — kas ir obligāts un kas vēl nav
Kas jau ir obligāts (kopš 2025. gada 1. janvāra):
Visiem piegādātājiem, kuri sniedz preces vai pakalpojumus budžeta iestādēm (B2G), jāizraksta strukturēts elektroniskais rēķins.
Pienākums attiecas uz darījumiem ar budžeta iestādēm; līgumiem, kas noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim, to jāsāk piemērot ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra (Grāmatvedības likuma pārejas noteikumu 9. punkts).
E-rēķinam jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 standartam (balstīts uz LVS EN 16931-1:2017), un tam jābūt strukturētā XML formātā — vienkāršs PDF fails, pat ja tas ir parakstīts ar e-parakstu, nav derīgs.
Kas ir jauns tieši no 2026. gada 1. janvāra:
Uzņēmumiem, kas jau sūta B2G e-rēķinus, papildus jānodod šo rēķinu strukturētie dati arī VID — vai nu automātiski caur oficiālo elektronisko adresi, caur operatora kanālu, kas integrēts ar VID, vai manuāli augšupielādējot EDS 5 darba dienu laikā.
Šī prasība attiecas tikai uz B2G darījumiem — tā neievieš jaunu obligātumu B2B segmentā.
Kas vēl nav obligāts:
Uzņēmumu savstarpējie darījumi (B2B) — obligātie e-rēķini šajā segmentā sākotnēji bija plānoti no 2026. gada, taču termiņš pārcelts par diviem gadiem uz 2028. gada 1. janvāri, dodot mazajiem uzņēmumiem, pašnodarbinātajiem un citām organizācijām laiku sagatavoties.
Līdz tam brīdim B2B e-rēķini ir brīvprātīgi — uzņēmumi var sākt tos izmantot jebkurā brīdī, kad ir gatavi, bez fiksēta "sākuma datuma".
Šī pakāpeniskā pieeja ir saprātīga — tā ļauj valsts sektoram kļūt par "enkura klientu", kas motivē uzņēmumus investēt e-rēķinu infrastruktūrā, pirms tas kļūst obligāts visā tirgū.
E-rēķini valsts iestādēm — kas jāzina katram piegādātājam
Ja jūsu SIA jebkad ir izrakstījusi rēķinu ministrijai, pašvaldībai, skolai, slimnīcai vai jebkurai citai budžeta iestādei, jūs jau kopš 2025. gada nedrīkstat to darīt papīra formātā vai vienkāršā PDF.
Prasības B2G e-rēķinam:
Strukturēts XML formāts atbilstoši EN 16931 standartam un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.
Automātiska apstrāde — saņēmēja sistēmai jāspēj to nolasīt bez cilvēka iejaukšanās.
Nosūtīšana caur PEPPOL tīklu — nevis pa e-pastu.
Obligātie dati — piegādātāja un saņēmēja PEPPOL identifikatori, rēķina numurs, datums, summa, PVN informācija, iepirkuma līguma atsauce (ja attiecināms).
No 2026. gada — papildus arī datu nodošana VID, kā aprakstīts iepriekš.
Kas notiek, ja neizpildāt prasību?
Ja valsts iestādei tiek iesniegts neatbilstošs rēķins (piemēram, papīra vai PDF formātā), iestāde ir tiesīga to nepieņemt. Tas nozīmē, ka maksājums par sniegtajām precēm vai pakalpojumiem var aizkavēties, kamēr tiek sagatavots un iesniegts pareizs e-rēķins.
PEPPOL tīkls — kas tas ir un kā tas darbojas
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ir starptautisks e-iepirkumu un e-rēķinu apmaiņas tīkls, kas savieno uzņēmumus ar valsts iestādēm visā Eiropā. Tā mērķis ir standartizēt elektronisko dokumentu apmaiņu, lai uzņēmums varētu nosūtīt rēķinu jebkurai Eiropas valsts iestādei, izmantojot vienu un to pašu sistēmu.
Kā PEPPOL darbojas:
Jūsu uzņēmums izveido e-rēķinu savā grāmatvedības programmā vai specializētā e-rēķinu platformā.
Rēķins tiek konvertēts PEPPOL BIS formātā un nosūtīts caur jūsu PEPPOL piekļuves punktu (Access Point).
Piekļuves punkts pārsūta rēķinu uz saņēmēja (piemēram, ministrijas) piekļuves punktu.
Saņēmēja sistēma automātiski importē rēķinu, pārbauda tā atbilstību un nosūta apstiprinājumu.
Priekšrocības:
Viens savienojums, visa Eiropa. Jums nav jāreģistrējas katras valsts sistēmā atsevišķi.
Kļūdu samazinājums. Automātiska validācija novērš manuālas ievades kļūdas.
Ātrāka apmaksa. Strukturēti dati nonāk saņēmēja sistēmā bez kavēšanās, kas var paātrināt rēķinu apstiprināšanu un apmaksu.
Vai PEPPOL ir obligāts tikai B2G?
Pašlaik jā — obligāta prasība attiecas tikai uz darījumiem ar valsts sektoru. Taču arī B2B sektorā PEPPOL kļūst par dominējošo standartu, jo tas ir tas pats tīkls, kas tiks izmantots obligātajiem B2B e-rēķiniem no 2028. gada.
Kā praktiski nosūtīt e-rēķinu — princips, ne konkrēts rīks
Lai nosūtītu e-rēķinu, jums būs nepieciešams viens no šiem risinājumu veidiem:
1. Grāmatvedības programmatūra ar iebūvētu PEPPOL atbalstu. Vairākas Latvijā izmantotas grāmatvedības programmas jau piedāvā šādu integrāciju — jūs izrakstāt rēķinu kā parasti, un programma to nosūta caur PEPPOL tīklu. Ja neesat pārliecināts, vai jūsu programma to atbalsta, tas ir pirmais jautājums, kas jāuzdod savam pakalpojuma sniedzējam.
2. Specializēts starpniekserviss vai PEPPOL piekļuves punkta pakalpojumu sniedzējs. Ja jūsu grāmatvedības programma neatbalsta PEPPOL tieši, varat izmantot ārēju servisu, kas konvertē jūsu rēķinu PEPPOL formātā un nosūta to saņēmējam. Šādi servisi tirgū ir vairāki, un tie parasti iekasē maksu par vienu rēķinu vai mēneša abonementu — izvēloties, salīdziniet vairākus, nevis pieturieties pie pirmā atrastā.
3. Tiešsaistes portāls. Dažas valsts iestādes piedāvā iespēju manuāli ievadīt rēķinu savā e-iepirkumu portālā, taču tas ir laikietilpīgi un nav ieteicams regulārai lietošanai.
Darbplūsma neatkarīgi no izvēlētā risinājuma:
Izrakstiet rēķinu savā grāmatvedības programmā, norādot visus obligātos rekvizītus (skat. mūsu rakstu Rēķinu izrakstīšana Latvijā).
Pievienojiet saņēmēja PEPPOL identifikatoru (to jums dos valsts iestāde; tas var būt, piemēram, iestādes reģistrācijas numurs).
Izvēlieties "Sūtīt kā e-rēķinu" vai līdzīgu opciju, un programma/serviss nosūtīs to.
Jūs saņemsiet elektronisku apstiprinājumu par veiksmīgu piegādi.
Kā saņemt un apstrādāt ienākošos e-rēķinus
E-rēķini nenozīmē tikai izsūtīšanu — arī jūsu uzņēmums tos saņems no piegādātājiem. Brīvprātīgajā B2B fāzē arvien vairāk uzņēmumu izvēlēsies sūtīt e-rēķinus, un jums ir jābūt gataviem tos saņemt.
Prasības saņemšanai:
Jūsu grāmatvedības programmai jāspēj importēt PEPPOL formāta rēķinus.
Alternatīvi, varat izmantot e-rēķinu saņemšanas servisu, kas konvertē ienākošos e-rēķinus uz PDF vai integrē tos jūsu grāmatvedības sistēmā.
Ienākošais e-rēķins automātiski jāiegrāmato — programmatūra nolasa datus (piegādātāja rekvizītus, summu, PVN, apmaksas termiņu) un izveido attiecīgu ierakstu bez manuālas ievades.
Priekšrocības:
Laika ietaupījums. Vairs nav manuāli jāpārraksta dati no papīra rēķina.
Kļūdu novēršana. Automātiska importēšana novērš pārrakstīšanās kļūdas.
Ātrāka apstrāde. Rēķins uzreiz nonāk grāmatvedības sistēmā, nevis gaida, kamēr kāds to ievadīs.
Ko ES e-rēķinu direktīva nozīmē Latvijas mazajiem uzņēmumiem ilgtermiņā
Direktīva (ES) 2025/516 "VAT in the Digital Age" (ViDA), kas pieņemta 2025. gada 11. martā, paredz obligātu digitālo ziņošanu pārrobežu B2B darījumiem no 2030. gada 1. jūlija, un dalībvalstis drīkst obligātos e-rēķinus ieviest arī agrāk. Latvijas pakāpeniskā pieeja — vispirms B2G, tad datu nodošana VID, tad B2B — ir solis pretī šīm prasībām.
Galvenās ilgtermiņa tendences:
Obligāta e-rēķinu izmantošana B2B no 2028. gada 1. janvāra.
Strukturētu datu izmantošana nodokļu uzraudzībā — 2026. gada B2G datu nodošanas prasība VID ir pirmais solis virzienā uz automatizētu, uz e-rēķinu datiem balstītu nodokļu uzraudzību.
Samazināta ēnu ekonomika — jo vairāk darījumu tiek dokumentēti strukturēti, jo grūtāk ir izvairīties no nodokļu nomaksas.
Mazajiem uzņēmumiem tas nozīmē: ja jūs jau tagad ieviešat e-rēķinu infrastruktūru — pat ja tā formāli vēl nav obligāta jūsu segmentam —, jūs ne tikai izpildāt nākotnes prasības ērtāk, bet arī esat soli priekšā konkurentiem, kuri gaidīs līdz 2028. gadam.
Kā sagatavot savu SIA e-rēķinu laikmetam
1. Pārbaudiet, vai jūsu grāmatvedības programmatūra atbalsta PEPPOL. Ja jau strādājat ar valsts sektoru, šim atbalstam jau jābūt aktivizētam. Ja ne, tas ir pirmais jautājums savam programmatūras vai grāmatvedības pakalpojuma sniedzējam.
2. Ja sūtāt B2G e-rēķinus, pārliecinieties, ka esat sakārtojuši datu nodošanu VID — tas ir jaunais 2026. gada pienākums, kas viegli var palikt nepamanīts, ja process jau bija iestrādāts pirms 2025. gada.
3. Reģistrējieties PEPPOL tīklā, ja to vēl neesat izdarījuši. Lai nosūtītu e-rēķinus, jūsu uzņēmumam ir jābūt PEPPOL dalībniekam — reģistrāciju parasti var veikt caur savu grāmatvedības programmatūras nodrošinātāju vai specializētu piekļuves punkta pakalpojumu sniedzēju.
4. Aktualizējiet savus klientu un piegādātāju datus. Lai nosūtītu e-rēķinu, jums ir jāzina saņēmēja PEPPOL identifikators. Sāciet ar saviem valsts sektora klientiem — pieprasiet viņu PEPPOL ID.
5. Apmāciet darbiniekus. Ja rēķinus izraksta vairāki cilvēki, pārliecinieties, ka viņi zina, kā izvēlēties e-rēķina sūtīšanas opciju un kā rīkoties, ja sistēma ziņo par kļūdu.
6. Veiciet testa sūtījumus. Pirms pirmā īstā e-rēķina nosūtīšanas valsts iestādei, veiciet testu ar sava PEPPOL pakalpojumu sniedzēja palīdzību, lai pārliecinātos, ka viss darbojas.
E-rēķini nav tikai jauna tehnoloģija — tie ir fundamentāla pārmaiņa tajā, kā uzņēmumi sazinās ar valsti un savā starpā. Uzņēmumi, kas šīs pārmaiņas pieņems agri, iegūs konkurences priekšrocību — ātrāku rēķinu apmaksu, mazāk kļūdu un mazāku administratīvo slogu. Mūsu komanda palīdz SIA sagatavoties e-rēķinu laikmetam — no atbilstības pārbaudes līdz pirmajam veiksmīgajam e-rēķinam. Sazinieties ar mums, vai apskatiet mūsu grāmatvedības pakalpojumus.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai B2G e-rēķini Latvijā ir obligāti no 2025. vai 2026. gada?
No 2025. gada 1. janvāra. Tas ir izplatīts pārpratums — daudzi šo datumu jauc ar 2026. gada 1. janvāri, kad stājās spēkā cita, papildu prasība (datu nodošana VID), nevis pati e-rēķinu obligātuma prasība. Izņēmums: līgumiem, kas noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim, pienākums jāsāk piemērot ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra.
Kas tieši mainījās 2026. gada 1. janvārī, ja B2G e-rēķini jau bija obligāti kopš 2025. gada?
Uzņēmumiem, kas jau sūta B2G e-rēķinus, no 2026. gada 1. janvāra papildus jānodod šo rēķinu strukturētie dati arī VID — automātiski caur oficiālo e-adresi, operatora kanālu vai manuāli caur EDS. Pati e-rēķinu sūtīšanas prasība nemainās, mainās tas, ka VID tagad saņem arī pašus datus.
Vai man kā mazam uzņēmumam jau tagad jāsāk sūtīt B2B e-rēķini?
Nē, tas nav obligāti līdz 2028. gada 1. janvārim. Taču, ja jūsu klienti vai piegādātāji jau izmanto e-rēķinus, var būt praktiski izdevīgi pāriet agrāk — process, visticamāk, jau tāpat būs jāapgūst.
Vai PDF rēķins ar e-parakstu tiek uzskatīts par e-rēķinu?
Nē. E-rēķinam jābūt strukturētā XML formātā atbilstoši PEPPOL BIS Billing 3.0 standartam — vizuāli lasāms PDF, pat ja tas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, šai prasībai neatbilst.
Kas notiek, ja valsts iestādei nosūtu rēķinu nepareizā formātā?
Iestāde ir tiesīga to nepieņemt, kas var aizkavēt apmaksu, kamēr sagatavojat un iesniedzat pareizu e-rēķinu.
Vai man jāmaina grāmatvedības programma, lai varētu sūtīt e-rēķinus?
Ne vienmēr. Daudzas Latvijā izmantotas grāmatvedības programmas jau atbalsta PEPPOL — pārbaudiet to pie sava pakalpojuma sniedzēja. Ja jūsu programma to neatbalsta, alternatīva ir izmantot ārēju starpniekservisu, nevis obligāti mainīt visu sistēmu.
Lasiet arī: rēķinu izrakstīšana un rekvizīti un grāmatvedības automatizācija.
Avoti
Pēdējo reizi atjaunināts: 2026. gada septembris. Informācija balstīta uz VID, Finanšu ministrijas un Saeimas publiskajiem materiāliem par e-rēķinu ieviešanas grafiku. Pirms lēmumu pieņemšanas ieteicams pārbaudīt aktuālo informāciju tieši pie VID vai konsultēties ar grāmatvedi.
Komentāri