Rēķins ir viens no biežāk izrakstītajiem dokumentiem jebkurā uzņēmumā, tomēr tieši ap to grozās pārsteidzoši daudz pārpratumu. SIA izraksta rēķinus mēnešiem ilgi, līdz kāds klients, grāmatvedis vai VID pārbaude atklāj, ka dokumenti neatbilst likuma prasībām. Konsekvences var būt dažādas — no neērtas pārtaisīšanas līdz neatskaitāmam PVN priekšnodoklim vai pat sodiem. Šajā rakstā esam apkopojuši visu, kas jāzina par pareizu rēķinu izrakstīšanu Latvijā 2026. gadā — no obligātajiem rekvizītiem līdz īpašiem gadījumiem kā PVN, e-rēķini un kredītrēķini.
Ko Latvijas likums prasa no katra rēķina — obligātie rekvizīti
Prasības rēķinu saturam nosaka Grāmatvedības likums un Pievienotās vērtības nodokļa likums. Rēķins ir attaisnojuma dokuments, un tā forma ir noteikta normatīvajos aktos. Bez pilna rekvizītu komplekta rēķins nav derīgs ne grāmatvedības uzskaitei, ne PVN atskaitīšanai.
Obligātie rekvizīti jebkuram rēķinam (arī bez PVN):
Rēķina numurs — unikāls, secīgs identifikators.
Rēķina izrakstīšanas datums — diena, kad rēķins sagatavots.
Pakalpojuma sniegšanas vai preces piegādes datums — ja atšķiras no izrakstīšanas datuma, tas jānorāda atsevišķi.
Pārdevēja rekvizīti:
Nosaukums (juridiskai personai — pilns SIA nosaukums)
Juridiskā adrese (vai faktiskā adrese, ja tā atšķiras)
Reģistrācijas numurs Uzņēmumu reģistrā
PVN maksātāja numurs (ja uzņēmums ir reģistrēts kā PVN maksātājs)
Pircēja rekvizīti:
Nosaukums (juridiskai personai) vai vārds, uzvārds (fiziskai personai)
Adrese
Reģistrācijas numurs (ja juridiskai personai) vai personas kods (ja fiziskai personai un nepieciešams)
PVN maksātāja numurs (ja pircējs ir PVN maksātājs un rēķinā tiek piemērots PVN)
Preču vai pakalpojumu apraksts — pietiekami detalizēts, lai identificētu darījuma būtību.
Daudzums un mērvienība — cik un kādos mēros (gab., kg, stundas, u.c.).
Cena par mērvienību bez PVN.
Summa bez PVN par katru pozīciju un kopējā summa bez PVN.
Piemērotā PVN likme un aprēķinātā PVN summa (ja attiecināms).
Kopējā summa ar PVN.
Apmaksas termiņš un, ja nepieciešams, maksājuma saņemšanas bankas konta numurs.
Daudzi uzņēmēji neapzinās, ka arī tad, ja uzņēmums nav PVN maksātājs, tam jāievēro gandrīz visas šīs prasības — vienīgi PVN rindas netiek aizpildītas.
PVN rēķini — papildu prasības uzņēmumiem ar PVN numuru
Ja tavs uzņēmums ir reģistrēts kā PVN maksātājs, rēķinam papildus jāsatur:
Pārdevēja PVN maksātāja numurs — formā LVXXXXXXXXX.
Pircēja PVN numurs (ja pircējs ir PVN maksātājs) — īpaši svarīgi ES iekškopienas darījumos, kad tiek piemērota PVN 0% likme.
Norāde par PVN apgriezto maksāšanu (reverse charge), ja tā ir piemērojama — piemēram, būvniecības pakalpojumiem vai preču piegādēm, uz kurām attiecas šis mehānisms.
Atsauce uz attiecīgo likuma pantu, ja darījums ir atbrīvots no PVN.
Būtiska nianse: ja pircējs ir fiziska persona (nav PVN maksātājs), PVN rēķinā nav jānorāda pircēja reģistrācijas numurs, bet PVN summa joprojām jānorāda. Savukārt, ja pircējs ir PVN maksātājs, bet tu neesi, rēķinā PVN nenorāda, un nav jānorāda arī sava PVN numura (jo tā nav).
E-rēķini — vai tie ir likumīgi Latvijā?
Īsā atbilde: jā, e-rēķins ir pilnībā likumīgs un derīgs Latvijā, ja vien tas atbilst noteiktām prasībām. E-rēķins ir elektronisks dokuments, kas aizstāj papīra rēķinu, un tam ir jānodrošina:
Autentiskums — pārliecība, ka rēķins patiešām nāk no norādītā pārdevēja.
Satura integritāte — rēķins pēc izrakstīšanas nav mainīts.
Salasāmība — rēķina saturs ir skaidri nolasāms.
Šīs prasības var nodrošināt ar elektronisko parakstu (eParaksts, eID) vai izmantojot strukturētu datu apmaiņu, piemēram, PEPPOL tīklu.
No 2026. gada Latvija virzās uz obligātu e-rēķinu ieviešanu darījumos ar valsts iestādēm (B2G). Līdz tam e-rēķini ir brīvprātīgi, bet to izmantošana ievērojami vienkāršo dokumentu apriti — īpaši strādājot ar lielākiem korporatīvajiem klientiem vai ES partneriem.
Kā praktiski izrakstīt e-rēķinu:
Izmantojot grāmatvedības programmatūru, kas atbalsta PEPPOL vai e-rēķinu standartus (piemēram, Horizon, Jumis, Visma).
Parakstot PDF rēķinu ar drošu elektronisko parakstu.
Izmantojot specializētus e-rēķinu portālus (piemēram, eInvoice.lv).
Rēķinu numerācija — noteikumi un labā prakse
Likumā ir noteikts, ka rēķinu numerācijai jābūt unikālai un secīgai. Tas nozīmē, ka nedrīkst būt divu vienādu numuru, un numerācijā nedrīkst būt nepamatotu robu.
Labā prakse:
Izmantot vienotu numerācijas sistēmu visā uzņēmumā — neatkarīgi no tā, vai rēķinus izraksta vairāki darbinieki.
Sākt ar vienkāršu ciparu secību (001, 002, 003...) vai pievienot gada prefiksu (2026-001, 2026-002...).
Nelietot atkārtotus numurus pat tad, ja rēķins ir anulēts — anulētais numurs paliek sistēmā.
Atsevišķi numerēt kredītrēķinus, pievienojot prefiksu "KR" vai "CN" (piemēram, KR-001).
Kļūda, ko mēs redzam visbiežāk: uzņēmumi izmanto vairākas paralēlas numerācijas (piemēram, atsevišķi rēķiniem Latvijā, atsevišķi eksportam), bet nespēj nodrošināt, ka numuri nepārklājas. Risinājums — vienota datubāze vai vismaz skaidri prefiksi, kas neļauj rasties dublikātiem.
Kādā valodā drīkst izrakstīt rēķinu?
Saskaņā ar Valsts valodas likumu, oficiālajiem dokumentiem Latvijā jābūt latviešu valodā. Taču rēķinus var izrakstīt arī svešvalodā, ja:
Otra puse to pieprasa. Ārvalstu klientiem rēķins var būt angļu, vācu vai citā valodā.
Tas netraucē uzraudzību. VID pārbaudes gadījumā var prasīt tulkojumu latviešu valodā, tāpēc ieteicams glabāt arī latvisku versiju vai vismaz tulkojumu.
Daudzi uzņēmumi izmanto bilingvālus rēķinus — piemēram, latviešu un angļu valodā vienā dokumentā. Tas apmierina gan vietējās prasības, gan ārvalstu klientu vajadzības.
Kredītrēķini — kā pareizi atcelt vai labot rēķinu
Kredītrēķins ir dokuments, kas koriģē iepriekš izrakstītu rēķinu. To izmanto, ja:
Klients atgriež preci.
Pakalpojums netika sniegts pilnā apmērā.
Rēķinā bija kļūda (nepareiza summa, PVN likme, daudzums).
Kredītrēķinam jāsatur:
Atsauce uz oriģinālo rēķinu — tā numurs un datums.
Korekcijas iemesls — īss skaidrojums, kāpēc tiek veikta korekcija.
Negatīva summa — kredītrēķins samazina kopējo summu, tāpēc skaitļi tiek norādīti ar mīnusa zīmi (vai skaidri norādot, ka tā ir korekcija uz leju).
Visi pārējie obligātie rekvizīti kā parastam rēķinam — numurs, datums, pārdevēja un pircēja rekvizīti.
Ja rēķins bija izrakstīts ar PVN, kredītrēķinā jāuzrāda arī PVN korekcija, un attiecīgi jāsamazina PVN saistības. Nepareizi noformēts kredītrēķins var novest pie neatbilstībām PVN deklarācijā un VID jautājumiem.
Rēķini ārvalstu klientiem — ES un ārpus ES
Rēķinu izrakstīšana ārvalstu klientiem ievieš papildu sarežģījumus — galvenokārt PVN piemērošanas dēļ.
Rēķini ES uzņēmumiem (iekškopienas piegādes)
Ja pārdod preci vai pakalpojumu PVN maksātājam citā ES valstī, piemēro PVN 0% likmi. Nosacījumi:
Pircējs ir reģistrēts PVN maksātājs savā valstī.
Rēķinā jānorāda pircēja PVN numurs un pārdevēja PVN numurs.
Rēķinā jābūt norādei "PVN apgrieztā maksāšana" vai "Reverse charge" vai "0% PVN saskaņā ar Pievienotās vērtības nodokļa likuma 29. pantu".
Jāsaglabā pierādījumi par preču izvešanu no Latvijas (transporta dokumenti).
Rēķini ārpus ES (eksports)
Piegādājot preces uz ārpus ES valstīm, piemēro PVN 0% likmi. Nosacījumi:
Jāsaglabā muitas eksporta deklarācija un transporta dokumenti.
Rēķins var būt angļu valodā.
Pakalpojumi ārvalstu klientiem
Nosakot PVN piemērošanu pakalpojumiem, jāņem vērā pakalpojuma sniegšanas vieta. Vispārējais princips: B2B pakalpojumiem — pircēja valsts (reverse charge), B2C — pārdevēja valsts. Ir izņēmumi (piemēram, ar nekustamo īpašumu saistītiem pakalpojumiem), tāpēc ieteicams konsultēties ar grāmatvedi.
Biežākās kļūdas, izrakstot rēķinus
Trūkst obligāto rekvizītu. Aizmirsts uzņēmuma reģistrācijas numurs, juridiskā adrese vai rēķina numurs. Šāds rēķins nav derīgs kā attaisnojuma dokuments.
Nepareiza PVN likme. Piemēram, 21% vietā uzlikti 12%, vai 0% likme piemērota bez pienācīga pamatojuma. VID to pārbauda automātiski.
Personīgā konta izmantošana. Rēķinā norādīts īpašnieka personīgais bankas konts, nevis uzņēmuma norēķinu konts. Tas rada jautājumus gan grāmatvedībā, gan VID.
Numerācijas robi. Trūkstoši numuri, kas nav izskaidroti. VID ne vienmēr to pārbauda, bet tas var radīt aizdomas par nedeklarētiem ieņēmumiem.
Rēķina izrakstīšana novēloti. Rēķins jāizraksta 15 dienu laikā pēc darījuma, vai vismaz līdz nākamā mēneša 15. datumam. Novēlota izrakstīšana pati par sevi nav likumpārkāpums ar sodu, bet var radīt PVN deklarēšanas kavējumus.
Kredītrēķins bez atsauces uz oriģinālu. Korekcija "karājas gaisā" un nav saprotams, kuru darījumu tā ietekmē.
Eksporta rēķinam nav pierādījumu par izvešanu. Bez muitas deklarācijas un CMR pavadzīmes 0% likme var tikt apstrīdēta, un PVN būs jāsamaksā kā par iekšzemes darījumu.
Pareiza rēķinu izrakstīšana nav grūta, ja vienreiz ievieš sistēmu — standartizētu veidni, skaidru numerācijas kārtību un zināšanas par PVN piemērošanu. Mūsu komanda palīdz sakārtot rēķinu izrakstīšanas procesu tā, lai tas būtu automātisks un atbilstošs — neatkarīgi no tā, vai strādājat ar vietējiem vai starptautiskiem klientiem.
Pēdējo reizi atjaunināts: 2026. gada maijs. Informācija balstīta uz Grāmatvedības likumu, Pievienotās vērtības nodokļa likumu un VID oficiālajiem materiāliem.
Komentāri