Rēķinu izrakstīšana Latvijā — prasības, formāts un biežākās kļūdas
Rēķins ir viens no biežāk izrakstītajiem dokumentiem jebkurā uzņēmumā, tomēr tieši ap to grozās pārsteidzoši daudz pārpratumu. SIA izraksta rēķinus mēnešiem ilgi, līdz kāds klients, grāmatvedis vai VID pārbaude atklāj, ka dokumenti neatbilst likuma prasībām. Konsekvences var būt dažādas — no neērtas pārtaisīšanas līdz neatskaitāmam PVN priekšnodoklim vai pat sodiem. Šajā rakstā esam apkopojuši visu, kas jāzina par pareizu rēķinu izrakstīšanu Latvijā 2026. gadā — no obligātajiem rekvizītiem līdz īpašiem gadījumiem kā PVN, e-rēķini un kredītrēķini.
Galvenās atziņas
Rēķinam bez pilna rekvizītu komplekta nav derīga statusa attaisnojuma dokumentam — arī tad, ja uzņēmums nav PVN maksātājs
Rēķina izrakstīšanas termiņš pēc PVN likuma: 15 dienas pēc iekšzemes darījuma, līdz nākamā mēneša 15. datumam pārrobežu darījumiem, ar atsevišķiem termiņiem būvniecības (12 mēneši) un ilgstošiem pakalpojumiem (6 mēneši)
E-rēķinu izmantošana ar valsts iestādēm (G2G/B2G/G2B) ir obligāta jau kopš 2025. gada 1. janvāra; B2B (starp uzņēmumiem) — obligāta tikai no 2028. gada 1. janvāra, nevis 2026. gadā
Rēķinam pēc Grāmatvedības likuma parasti jābūt parakstītam, taču elektroniski sagatavotiem rēķiniem, kas tiek izmantoti samaksai, ir noteikti izņēmumi
Kredītrēķinam obligāti jāatsaucas uz oriģinālo rēķinu un jāsatur korekcijas iemesls — bez tā VID deklarācijā var radīt neatbilstības
Ko Latvijas likums prasa no katra rēķina — obligātie rekvizīti
Prasības rēķinu saturam nosaka Grāmatvedības likums un Pievienotās vērtības nodokļa likums. Rēķins ir attaisnojuma dokuments, un tā forma ir noteikta normatīvajos aktos. Bez pilna rekvizītu komplekta rēķins nav derīgs ne grāmatvedības uzskaitei, ne PVN atskaitīšanai.
Obligātie rekvizīti jebkuram rēķinam (arī bez PVN):
Rēķina numurs — unikāls, secīgs identifikators.
Rēķina izrakstīšanas datums — diena, kad rēķins sagatavots.
Pakalpojuma sniegšanas vai preces piegādes datums — ja atšķiras no izrakstīšanas datuma, tas jānorāda atsevišķi.
Pārdevēja rekvizīti:
Nosaukums (juridiskai personai — pilns SIA nosaukums)
Juridiskā adrese (vai faktiskā adrese, ja tā atšķiras)
Reģistrācijas numurs Uzņēmumu reģistrā
PVN maksātāja numurs (ja uzņēmums ir reģistrēts kā PVN maksātājs)
Pircēja rekvizīti:
Nosaukums (juridiskai personai) vai vārds, uzvārds (fiziskai personai)
Adrese
Reģistrācijas numurs (ja juridiskai personai) vai personas kods (ja fiziskai personai un nepieciešams)
PVN maksātāja numurs (ja pircējs ir PVN maksātājs un rēķinā tiek piemērots PVN)
Preču vai pakalpojumu apraksts — pietiekami detalizēts, lai identificētu darījuma būtību.
Daudzums un mērvienība — cik un kādos mēros (gab., kg, stundas, u.c.).
Cena par mērvienību bez PVN.
Summa bez PVN par katru pozīciju un kopējā summa bez PVN.
Piemērotā PVN likme un aprēķinātā PVN summa (ja attiecināms).
Kopējā summa ar PVN.
Apmaksas termiņš un, ja nepieciešams, maksājuma saņemšanas bankas konta numurs.
Daudzi uzņēmēji neapzinās, ka arī tad, ja uzņēmums nav PVN maksātājs, tam jāievēro gandrīz visas šīs prasības — vienīgi PVN rindas netiek aizpildītas.
Vai rēķinam jābūt parakstītam?
Pēc Grāmatvedības likuma rēķinam kā attaisnojuma dokumentam parasti ir nepieciešams paraksts, kas apliecina darījuma esību. Taču ir izņēmumi — piemēram, elektroniski sagatavotam rēķinam, kas tiek izsniegts samaksai un preču vai pakalpojuma pieņemšanai, paraksts var nebūt nepieciešams, ja darījuma esību apliecina cits dokuments (līgums, pasūtījums, pavadzīme) vai process kopumā nodrošina, ka dokuments patiešām atspoguļo reālu darījumu. Praksē tas nozīmē: parastam PDF rēķinam, ko nosūtāt e-pastā bez paraksta, var pietikt, ja jums ir arī cits pierādījums par darījumu — bet drošāk ir rēķinu parakstīt vai vismaz saglabāt papildu dokumentāciju.
Avots: Grāmatvedības likums
Praktisks piemērs — pareizi izrakstīts PVN rēķins
Pieņemsim, ka SIA "Marta Dizains" (PVN maksātājs) pārdod klientam mēbeles par €2 000 bez PVN. Rēķinā jāparādās:
Pozīcija | Vērtība |
|---|---|
Summa bez PVN | €2 000,00 |
PVN likme | 21% |
PVN summa | €420,00 |
Kopā ar PVN | €2 420,00 |
Rēķinā papildus jānorāda: rēķina numurs, izrakstīšanas datums, piegādes datums (ja atšķiras), abu pušu rekvizīti (t.sk. pārdevēja PVN numurs LV formātā), preces apraksts, daudzums un apmaksas termiņš. Ja klients būtu PVN maksātājs citā ES valstī un prece tiktu izvesta no Latvijas, PVN summa būtu €0,00 ar norādi par 0% likmes piemērošanu un atsauci uz attiecīgo PVN likuma pantu (skatiet zemāk).
PVN rēķini — papildu prasības uzņēmumiem ar PVN numuru
Ja tavs uzņēmums ir reģistrēts kā PVN maksātājs, rēķinam papildus jāsatur:
Pārdevēja PVN maksātāja numurs — formā LVXXXXXXXXX.
Pircēja PVN numurs (ja pircējs ir PVN maksātājs) — īpaši svarīgi ES iekškopienas darījumos, kad tiek piemērota PVN 0% likme.
Norāde par PVN apgriezto maksāšanu (reverse charge), ja tā ir piemērojama — piemēram, būvniecības pakalpojumiem vai preču piegādēm, uz kurām attiecas šis mehānisms.
Atsauce uz attiecīgo likuma pantu, ja darījums ir atbrīvots no PVN vai piemērota samazināta likme.
Būtiska nianse: ja pircējs ir fiziska persona (nav PVN maksātājs), PVN rēķinā nav jānorāda pircēja reģistrācijas numurs, bet PVN summa joprojām jānorāda. Savukārt, ja pircējs ir PVN maksātājs, bet tu neesi, rēķinā PVN nenorāda, un nav jānorāda arī sava PVN numura (jo tā nav).
Ja jūsu apgrozījums tuvojas PVN reģistrācijas slieksnim, aprēķinu var pārbaudīt ar mūsu PVN kalkulatoru.
Rēķina izrakstīšanas termiņš
Latvijas PVN likums nosaka konkrētus termiņus, kādos rēķins jāizraksta pēc darījuma:
Iekšzemes darījumiem — 15 dienu laikā pēc preces piegādes, pakalpojuma sniegšanas vai avansa saņemšanas.
Pārrobežu darījumiem — līdz nākamā mēneša 15. datumam.
Būvniecības pakalpojumiem Latvijā — rēķinu var izrakstīt ne retāk kā reizi 12 mēnešos, ja pakalpojums sniegts ilgstoši.
Citiem ilgstošiem pakalpojumiem Latvijā — vismaz reizi 6 mēnešos.
Avots: PVN likums, 125. pants; skat. arī Leinonen — jaunās prasības PVN rēķinu izrakstīšanā
Novēlota izrakstīšana pati par sevi nav atsevišķi sodāma ar fiksētu naudas sodu, bet var radīt neatbilstības starp darījuma faktisko dienu un PVN deklarācijas periodu, kā rezultātā PVN var tikt deklarēts nepareizā periodā.
E-rēķini — kāds ir reālais grafiks Latvijā
Šeit ir vērts nodalīt divus atsevišķus jautājumus, kurus viegli sajaukt — vai e-rēķins ir derīgs dokuments, un vai tā izmantošana ir obligāta.
Vai e-rēķins vispār ir likumīgs? Jā — e-rēķins ir pilnībā likumīgs un derīgs Latvijā, ja vien tas nodrošina:
Autentiskumu — pārliecību, ka rēķins patiešām nāk no norādītā pārdevēja.
Satura integritāti — rēķins pēc izrakstīšanas nav mainīts.
Salasāmību — rēķina saturs ir skaidri nolasāms.
Šīs prasības var nodrošināt ar elektronisko parakstu (eParaksts, eID) vai izmantojot strukturētu datu apmaiņu, piemēram, PEPPOL tīklu — PEPPOL pats nodrošina autentiskumu un integritāti caur sertificēta operatora infrastruktūru, tāpēc caur PEPPOL nosūtītam e-rēķinam papildu kvalificēts elektroniskais paraksts parasti nav nepieciešams.
Kad e-rēķinu izmantošana un datu ziņošana VID ir obligāta? Šis grafiks bieži tiek pasniegts nepareizi, tāpēc precizējam pēc VID oficiālā materiāla:
E-rēķinu izmantošana ar valsts un pašvaldību iestādēm (G2G, B2G, G2B) — obligāta kopš 2025. gada 1. janvāra (līgumiem, kas noslēgti līdz 2024. gada beigām, — ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra).
E-rēķinu izmantošana starp uzņēmumiem (B2B) — obligāta no 2028. gada 1. janvāra, nevis 2026. gadā.
E-rēķinu datu nodošana VID — G2G/B2G/G2B segmentiem obligāta no 2026. gada 1. janvāra.
E-rēķinu datu nodošana VID Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem (B2B) — brīvprātīga no 2026. gada 1. janvāra līdz 2027. gada 31. decembrim, obligāta no 2028. gada 1. janvāra.
Avots: VID — E-rēķinu izmantošanas un datu nodošanas termiņi
Praktiski tas nozīmē: ja pārdodat valsts iestādēm, e-rēķins jums jau ir obligāts. Ja strādājat tikai B2B/B2C tirgū, jums ir laiks līdz 2028. gadam pielāgoties — taču brīvprātīga e-rēķinu ieviešana jau tagad ievērojami vienkāršo dokumentu apriti, īpaši strādājot ar lielākiem korporatīvajiem klientiem vai ES partneriem.
Kā praktiski izrakstīt e-rēķinu:
Izmantojot grāmatvedības programmatūru, kas atbalsta PEPPOL vai e-rēķinu standartus (piemēram, Moneo, Jumis, Horizon).
Parakstot PDF rēķinu ar drošu elektronisko parakstu.
Izmantojot specializētus e-rēķinu portālus (piemēram, eInvoice.lv).
Rēķinu numerācija — noteikumi un labā prakse
Likumā ir noteikts, ka rēķinu numerācijai jābūt unikālai un secīgai. Tas nozīmē, ka nedrīkst būt divu vienādu numuru, un numerācijā nedrīkst būt nepamatotu robu.
Labā prakse:
Izmantot vienotu numerācijas sistēmu visā uzņēmumā — neatkarīgi no tā, vai rēķinus izraksta vairāki darbinieki.
Sākt ar vienkāršu ciparu secību (001, 002, 003...) vai pievienot gada prefiksu (2026-001, 2026-002...).
Nelietot atkārtotus numurus pat tad, ja rēķins ir anulēts — anulētais numurs paliek sistēmā.
Atsevišķi numerēt kredītrēķinus, pievienojot prefiksu "KR" vai "CN" (piemēram, KR-001).
Kļūda, ko mēs redzam visbiežāk: uzņēmumi izmanto vairākas paralēlas numerācijas (piemēram, atsevišķi rēķiniem Latvijā, atsevišķi eksportam), bet nespēj nodrošināt, ka numuri nepārklājas. Risinājums — vienota datubāze vai vismaz skaidri prefiksi, kas neļauj rasties dublikātiem.
Kādā valodā drīkst izrakstīt rēķinu?
Valsts valodas likuma prasība par latviešu valodas lietošanu skaidri un nepārprotami attiecas uz valsts un pašvaldību iestāžu dokumentāciju. Privātu uzņēmumu savstarpējiem rēķiniem likums ir elastīgāks:
Otra puse to var pieprasīt. Ārvalstu klientiem rēķins var būt angļu, vācu vai citā valodā.
VID pārbaudes gadījumā var pieprasīt tulkojumu. Ja rēķins ir svešvalodā un VID veic pārbaudi, ieteicams glabāt arī latvisku versiju vai vismaz tulkojumu, lai izvairītos no papildu sarežģījumiem.
Daudzi uzņēmumi izmanto bilingvālus rēķinus — piemēram, latviešu un angļu valodā vienā dokumentā. Tas apmierina gan vietējās prasības, gan ārvalstu klientu vajadzības.
Kredītrēķini — kā pareizi atcelt vai labot rēķinu
Kredītrēķins ir dokuments, kas koriģē iepriekš izrakstītu rēķinu. To izmanto, ja:
Klients atgriež preci.
Pakalpojums netika sniegts pilnā apmērā.
Rēķinā bija kļūda (nepareiza summa, PVN likme, daudzums).
Kredītrēķinam jāsatur:
Atsauce uz oriģinālo rēķinu — tā numurs un datums.
Korekcijas iemesls — īss skaidrojums, kāpēc tiek veikta korekcija.
Negatīva summa — kredītrēķins samazina kopējo summu, tāpēc skaitļi tiek norādīti ar mīnusa zīmi (vai skaidri norādot, ka tā ir korekcija uz leju).
Visi pārējie obligātie rekvizīti kā parastam rēķinam — numurs, datums, pārdevēja un pircēja rekvizīti.
Ja rēķins bija izrakstīts ar PVN, kredītrēķinā jāuzrāda arī PVN korekcija, un attiecīgi jāsamazina PVN saistības. Svarīgi arī pareizi piesaistīt kredītrēķinu tam PVN deklarācijas periodam, uz kuru tas attiecas — vai korekcija skar kārtējo, vai iepriekšējo periodu. Daudzas grāmatvedības programmas (piemēram, Moneo) izmanto savus iekšējos darījumu kodus, lai automātiski pareizi novirzītu korekciju uz atbilstošo PVN deklarācijas rindu — konkrētie kodu apzīmējumi atšķiras pēc programmas, tāpēc precīzu kārtību pārbaudiet savas grāmatvedības sistēmas dokumentācijā. Nepareizi noformēts vai nepareizam periodam piesaistīts kredītrēķins var novest pie neatbilstībām PVN deklarācijā un VID jautājumiem.
Rēķini ārvalstu klientiem — ES un ārpus ES
Rēķinu izrakstīšana ārvalstu klientiem ievieš papildu sarežģījumus — galvenokārt PVN piemērošanas dēļ.
Rēķini ES uzņēmumiem (iekškopienas piegādes)
Ja pārdod preci PVN maksātājam citā ES valstī, piemēro PVN 0% likmi (PVN likuma 43. panta ceturtā daļa); pakalpojumu B2B sniegšanas vietu parasti nosaka saņēmēja valstī, un nodokli maksā saņēmējs (apgrieztā maksāšana). Nosacījumi:
Pircējs ir reģistrēts PVN maksātājs savā valstī.
Rēķinā jānorāda pircēja PVN numurs un pārdevēja PVN numurs.
Preču piegādes rēķinā jābūt atsaucei uz pantu, saskaņā ar kuru piemērota 0% likme ("0% PVN saskaņā ar Pievienotās vērtības nodokļa likuma 43. panta ceturto daļu"); pakalpojumu rēķinā, ja nodokli maksā saņēmējs, — norādei "nodokļa apgrieztā maksāšana" (PVN likuma 125. panta pirmās daļas 15. un 16. punkts).
Jāsaglabā pierādījumi par preču izvešanu no Latvijas (transporta dokumenti).
Rēķini ārpus ES (eksports)
Piegādājot preces uz ārpus ES valstīm, piemēro PVN 0% likmi. Nosacījumi:
Jāsaglabā muitas eksporta deklarācija un transporta dokumenti.
Rēķins var būt angļu valodā.
Pakalpojumi ārvalstu klientiem
Nosakot PVN piemērošanu pakalpojumiem, jāņem vērā pakalpojuma sniegšanas vieta. Vispārējais princips: B2B pakalpojumiem — pircēja valsts (reverse charge), B2C — pārdevēja valsts. Ir izņēmumi (piemēram, ar nekustamo īpašumu saistītiem pakalpojumiem), tāpēc ieteicams konsultēties ar grāmatvedi.
Biežākās kļūdas, izrakstot rēķinus
Trūkst obligāto rekvizītu. Aizmirsts uzņēmuma reģistrācijas numurs, juridiskā adrese vai rēķina numurs. Šāds rēķins nav derīgs kā attaisnojuma dokuments.
Nepareiza PVN likme. Piemēram, 21% vietā uzlikti 12%, vai 0% likme piemērota bez pienācīga pamatojuma. VID to pārbauda automātiski.
Personīgā konta izmantošana. Rēķinā norādīts īpašnieka personīgais bankas konts, nevis uzņēmuma norēķinu konts. Tas rada jautājumus gan grāmatvedībā, gan VID.
Numerācijas robi. Trūkstoši numuri, kas nav izskaidroti. VID ne vienmēr to pārbauda, bet tas var radīt aizdomas par nedeklarētiem ieņēmumiem.
Rēķina izrakstīšana pēc termiņa. Iekšzemes darījumam — vēlāk nekā 15 dienas pēc darījuma; pārrobežu darījumam — vēlāk nekā nākamā mēneša 15. datumā. Tas var radīt neatbilstības starp darījuma dienu un PVN deklarācijas periodu.
Kredītrēķins bez atsauces uz oriģinālu. Korekcija "karājas gaisā" un nav saprotams, kuru darījumu tā ietekmē.
Eksporta rēķinam nav pierādījumu par izvešanu. Bez muitas deklarācijas un CMR pavadzīmes 0% likme var tikt apstrīdēta, un PVN būs jāsamaksā kā par iekšzemes darījumu.
B2B e-rēķinu grafika sajaukšana. Uzņēmēji bieži domā, ka B2B e-rēķini jau ir obligāti 2026. gadā — patiesībā obligāta ir tikai datu ziņošana VID G2G/B2G/G2B segmentiem, bet B2B izmantošana kļūst obligāta tikai 2028. gadā.
Pareiza rēķinu izrakstīšana nav grūta, ja vienreiz ievieš sistēmu — standartizētu veidni, skaidru numerācijas kārtību un zināšanas par PVN piemērošanu. Mūsu komanda palīdz sakārtot rēķinu izrakstīšanas procesu tā, lai tas būtu automātisks un atbilstošs — neatkarīgi no tā, vai strādājat ar vietējiem vai starptautiskiem klientiem. Sazinieties ar mums, vai skatiet mūsu grāmatvedības pakalpojumus.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai rēķins bez PVN maksātāja numura ir derīgs, ja uzņēmums nav PVN maksātājs?
Jā. Uzņēmumam, kas nav reģistrēts kā PVN maksātājs, rēķinā vienkārši nenorāda PVN likmi, PVN summu un savu PVN numuru (jo tāda nav) — visi pārējie obligātie rekvizīti tomēr ir nepieciešami.
Vai B2B e-rēķini Latvijā 2026. gadā jau ir obligāti?
Nē. B2B e-rēķinu izmantošana kļūst obligāta tikai no 2028. gada 1. janvāra. 2026. gadā obligāta ir tikai e-rēķinu datu ziņošana VID G2G/B2G/G2B segmentiem (darījumiem ar valsts iestādēm); B2B uzņēmumiem šī datu ziņošana līdz 2027. gada beigām ir brīvprātīga.
Cik ilgā laikā jāizraksta rēķins pēc darījuma?
Iekšzemes darījumiem — 15 dienu laikā. Pārrobežu darījumiem — līdz nākamā mēneša 15. datumam. Būvniecības un citiem ilgstošiem pakalpojumiem ir atsevišķi, garāki termiņi (attiecīgi 12 un 6 mēneši).
Vai rēķinam obligāti jābūt parakstītam?
Parasti — jā, taču elektroniski sagatavotiem rēķiniem, kas tiek izmantoti samaksai un ir pamatoti ar citu dokumentu (līgumu, pasūtījumu), var būt izņēmumi. Ja nav pārliecības, drošāk rēķinu parakstīt.
Kāda ir atšķirība starp kredītrēķinu un jaunu rēķinu?
Kredītrēķins koriģē konkrētu, jau izrakstītu rēķinu — tas satur atsauci uz oriģinālu un negatīvu (koriģējošu) summu. Jauns rēķins ir patstāvīgs dokuments par jaunu darījumu. Sajaucot šos divus, var izkropļot gan grāmatvedības datus, gan PVN deklarāciju.
Vai rēķinu var izrakstīt tikai angļu valodā?
Var, ja to pieprasa otra puse (piemēram, ārvalstu klients), taču VID pārbaudes gadījumā var būt nepieciešams tulkojums. Praksē daudzi uzņēmumi izmanto bilingvālu (latviešu-angļu) formātu, lai izpildītu abas prasības vienlaikus.
Saistīts raksts: digitālā grāmatvedība un e-rēķini.
Lasiet arī: PVN reģistrācija Latvijā, digitālā grāmatvedība un e-rēķini un atteikuma poga e-veikalā un atmaksu uzskaite.
Avoti
Pēdējo reizi atjaunināts: 2026. gada septembris. Informācija balstīta uz Grāmatvedības likumu, Pievienotās vērtības nodokļa likumu un VID oficiālajiem materiāliem.
Komentāri