10 biežākās grāmatvedības kļūdas jaunuzņēmumos (un kā no tām izvairīties) 2026

10 biežākās grāmatvedības kļūdas jaunuzņēmumos (un kā no tām izvairīties)

Iedomāsimies situāciju: jaunuzņēmums nepareizi klasificē darījumus ar saistīto uzņēmumu, VID to konstatē pārbaudē, un papildu UIN aprēķins pārsniedz desmitiem tūkstošu eiro — summu, kas viegli var norakstīt visu nākamā gada attīstības budžetu. Mēs to redzam regulāri: tās nav apzinātas shēmas vai ļaunprātīga rīcība, bet gan pārpratumi, steiga un nezināšana. 2026. gadā, kad VID ir kļuvis vēl tehnoloģiski spējīgāks un nodokļu režīmi kļuvuši sarežģītāki, kļūdas maksā vēl dārgāk. Šeit ir desmit, ko mēs redzam visbiežāk.

Galvenās atziņas

• Vairums grāmatvedības kļūdu jaunuzņēmumos rodas nevis no negodprātības, bet no steigas un termiņu neievērošanas — un VID 2026. gadā tās atklāj arvien ātrāk.

• Dārgākās kļūdas: personīgo un biznesa finanšu jaukšana, dokumentu trūkums un grāmatveža piesaistīšana "pēc tam, kad jau sāku strādāt".

• Lielākā daļa termiņu un sodu ir precīzi normatīvi noteikti — bet daži bieži tiek sajaukti savā starpā (piemēram, deklarācijas iesniegšanas termiņš ar nodokļa samaksas termiņu).

• Vienkāršākais veids, kā izvairīties no lielākās daļas šo kļūdu: piesaistīt grāmatvedi jau pirms pirmā rēķina izrakstīšanas.

1. kļūda: personīgo un biznesa finanšu jaukšana

Šī ir absolūti izplatītākā kļūda jauno uzņēmēju vidū. Kad SIA ir tikko dibināta un naudas plūsma ir ierobežota, īpašnieks maksā par uzņēmuma vajadzībām no personīgā konta un otrādi — par personīgiem pirkumiem no uzņēmuma konta. Sākumā tas šķiet nekaitīgi, bet sekas uzkrājas.

Reālās sekas:

• VID šādus darījumus var klasificēt kā nosacīti sadalīto peļņu un aplikt ar UIN 20% apmērā

• Grāmatvedis nevar izsekot, kuri izdevumi ir saimnieciskie un kuri personīgie, tāpēc visi apšaubāmie tiek atzīti par ar saimniecisko darbību nesaistītiem

• Gada beigās atklājas, ka uzņēmuma peļņa ir mākslīgi palielināta (jo personīgie izdevumi nav atskaitīti) vai otrādi — ka personīgajā kontā trūkst līdzekļu

Kā izvairīties:

• Atveriet atsevišķu uzņēmuma bankas kontu pirms pirmā darījuma — tas ir ļoti ieteicams, lai uzņēmuma un privātie maksājumi nesajauktos

• Ja tomēr jāveic maksājums no personīgā konta, nekavējoties noformējiet avansa norēķinu ar visiem čekiem un dokumentējiet to grāmatvedībā

• Nosakiet sev fiksētu "atalgojumu" no uzņēmuma un nepārskaitiet naudu uz personīgo kontu haotiski

2. kļūda: grāmatvedības atlikšana "uz vēlāku laiku"

Daudzi jaunie uzņēmēji uzskata, ka grāmatvedību var nokārtot "kad būs laiks" — parasti pirms gada pārskata iesniegšanas. 2026. gadā šī pieeja ir īpaši bīstama, jo VID kopš 2023. gada beigām izmanto nodokļu maksātāju reitinga sistēmu, kas vērtē arī deklarāciju iesniegšanas savlaicīgumu, un tā turpina paplašināties.

Reālās sekas:

• Kavēta PVN deklarācija: sods līdz 700 EUR (avots: likums "Par nodokļiem un nodevām"). Nokavējuma nauda 0,05% dienā no nesamaksātās summas — pie 10 000 EUR parāda tie ir 5 EUR dienā, 150 EUR mēnesī

• Kavēts gada pārskats: brīdinājums vai naudas sods līdz 400 soda vienībām (līdz 2 000 EUR; Grāmatvedības likuma 42. pants), un pēc 8 mēnešu kavējuma UR var uzsākt piespiedu likvidāciju

• Kavēts darba devēja ziņojums vai informatīvā deklarācija: naudas sods atkarībā no kavējuma ilguma un deklarācijas veida (likuma "Par nodokļiem un nodevām" 141. un 142. pants)

Kā izvairīties:

• Uzstādiet kalendārā atgādinājumus par visiem termiņiem — un neapvienojiet tos vienā datumā, jo tie atšķiras: PVN deklarācija līdz 20. datumam, darba devēja ziņojums līdz 17. datumam, UIN deklarācija līdz 20. datumam. Pati nodokļa samaksa (visiem nodokļiem kopā, vienotajā nodokļu kontā) jāveic līdz 23. datumam — tas ir cits termiņš nekā deklarācijas iesniegšana, un tos bieži sajauc

• Izmantojiet grāmatvedības programmatūru, kas automātiski atgādina par termiņiem

• Nododiet grāmatvedību profesionālim, kurš uzņemas atbildību par termiņu ievērošanu

3. kļūda: primāro dokumentu trūkums vai neatbilstība

Likums prasa, lai katram saimnieciskajam darījumam būtu attaisnojuma dokuments — rēķins, čeks, līgums, akts. Bez dokumenta izdevums nav atskaitāms neatkarīgi no tā, cik patiess tas bija.

Reālās sekas:

• Izdevumi bez dokumentiem = neatskaitāmi izdevumi = lielāka peļņa = lielāks UIN

• PVN priekšnodokļa atskaitīšana bez korekta rēķina nav iespējama — zaudējums atbilst piemērojamajai PVN likmei (parasti 21%, bet darījumiem ar samazināto likmi — piemēram, 2026. gada pārtikas pilotprojekta precēm ar 12% likmi — zaudējums attiecīgi mazāks)

• VID pārbaudē dokuments ir vienīgais pierādījums. Ja tā nav, inspektors pieņem sliktāko scenāriju

Kā izvairīties:

• Ieviesiet digitālu dokumentu glabāšanas sistēmu — skenējiet vai fotografējiet katru čeku uzreiz pēc saņemšanas

• Saglabājiet dokumentus likumā noteiktajos termiņos: attaisnojuma dokumentus ne mazāk kā 5 gadus, grāmatvedības reģistrus un algu dokumentus — 10 gadus

• Pārliecinieties, ka katrs rēķins satur visus obligātos rekvizītus: pārdevēja un pircēja rekvizītus, PVN summu, datumu, numuru

4. kļūda: ignorēti EDS paziņojumi

EDS sadaļā "Ziņojumi" regulāri ienāk paziņojumi no VID. Jaunie uzņēmēji bieži tos atstāj neizlasītus — "ja kas svarīgs, atsūtīs vēstuli". Tā ir bīstama pieeja, jo likums "Par nodokļiem un nodevām" nosaka, ka elektroniski nosūtīts dokuments tiek uzskatīts par paziņotu otrajā darba dienā pēc tā ievietošanas EDS sistēmā — neatkarīgi no tā, vai nodokļu maksātājs to faktiski izlasījis.

Reālās sekas:

• Neizlasīts pieprasījums precizēt datus → neatbildēts termiņā → automātisks sods

• Neizlasīts paziņojums par parādu → turpina uzkrāties nokavējuma nauda 0,05% dienā

• Neizlasīts brīdinājums par kavētu deklarāciju → iespējams papildu sods un piespiedu piedziņas pasākumi

Kā izvairīties:

• Iestatiet EDS paziņojumu pārsūtīšanu uz savu e-pastu

• Ieplānojiet reizi nedēļā (piemēram, piektdienās) 15 minūtes EDS ziņojumu pārbaudei

• Deleģējiet EDS uzraudzību grāmatvedim, bet paturi sev piekļuvi, lai būtu informēts par svarīgāko

5. kļūda: mazkapitāla SIA dividenžu ierobežojumu pārpratums

Mazkapitāla SIA (pamatkapitāls līdz 2799 EUR) ir populāra izvēle iesācējiem, taču šai formai ir būtiski ierobežojumi, par kuriem daudzi uzzina tikai tad, kad vēlas izmaksāt pirmās dividendes.

Galvenie ierobežojumi:

• Kamēr pamatkapitāls ir mazāks par 2800 EUR, dividendēs drīkst izmaksāt tikai peļņu, kas paliek pēc obligātās rezerves atskaitījuma

• Vismaz 25% no katras gada peļņas jāatstāj uzņēmumā kā rezerves kapitāls

Reālās sekas:

• Ja SIA vairs neatbilst kādai no mazkapitāla SIA pazīmēm (piemēram, dalībnieks kļūst par juridisku personu vai kāds dalībnieks kļūst arī par citas mazkapitāla SIA dalībnieku), trīs mēnešu laikā jāpalielina pamatkapitāls līdz 2800 EUR (Komerclikuma 185.¹ panta 6. daļa)

Kā izvairīties:

• Ja plānojat dividendes pirmajā gadā, dibiniet standarta SIA ar 2800 EUR pamatkapitālu

• Ja jau esat mazkapitāla SIA un vēlaties izmaksāt dividendes, konsultējieties ar grāmatvedi par pamatkapitāla apmēru un nepieciešamajām izmaiņām

6. kļūda: uzskats, ka visi izdevumi ir saimnieciskie

"Es taču strādāju no mājām, tāpēc īre ir uzņēmuma izdevumi." Šāda loģika ir izplatīta, bet nepareiza. Ne katrs izdevums, kas kaut kādā veidā saistīts ar uzņēmējdarbību, ir atskaitāms pilnā apmērā.

Tipiski nepareizi klasificēti izdevumi:

• Pilna dzīvokļa īre, ja birojam izmantota tikai viena istaba

• Ģimenes auto pilnas izmaksas, ja ar to brauc arī privātām vajadzībām

• Restorāna rēķini bez saimnieciskā mērķa apraksta

• Dāvanas un suvenīri, kas pārsniedz reprezentācijas limitu

Kā izvairīties:

• Katram izdevumam, kas varētu būt daļēji personīgs, nosakiet saimnieciskās lietošanas proporciju un dokumentējiet to

• Mājas biroja izdevumiem slēdziet atsevišķu nomas līgumu starp sevi kā īpašnieku un SIA, norādot konkrētu platību un nomas maksu

• Reprezentācijas un personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem sekojiet līdzi limitam — tie nedrīkst pārsniegt 5% no iepriekšējā gada bruto darba samaksas fonda

7. kļūda: algas izmaksa skaidrā naudā bez dokumentācijas

Kopš 2025. gada 1. jūlija darba devējiem ir pienākums darba devēja ziņojumā atzīmēt, ja darba samaksa izmaksāta skaidrā naudā. Taču arī pirms tam skaidras naudas algas bez pienācīgas dokumentācijas bija viens no biežākajiem VID pārbaužu iemesliem.

Reālās sekas:

• Ja nav parakstīta algas izmaksas akta vai cita pierādījuma, VID var uzskatīt, ka alga nav izmaksāta, un pieprasīt VSAOI un IIN nomaksu ar nokavējuma naudu

• Darbinieks var apgalvot, ka alga nav saņemta, un pieprasīt to atkārtoti tiesas ceļā

Kā izvairīties:

• Pārejiet uz bezskaidras naudas algu izmaksu — tas ir vienkāršākais un drošākais veids

• Ja skaidra nauda ir neizbēgama, noformējiet algas izmaksas aktu ar darbinieka parakstu katru reizi un atzīmējiet to darba devēja ziņojumā

• Darba devēja ziņojumā atzīmējiet, ka darba ienākumi izmaksāti skaidrā naudā

8. kļūda: gada beigu saskaņošanas atlikšana

Daudzi uzņēmumi atliek bankas kontu, debitoru un kreditoru atlikumu saskaņošanu līdz pēdējam brīdim pirms gada pārskata iesniegšanas. Rezultāts: steigā pieļautas kļūdas, neatklātas neatbilstības un novēlots iesniegšanas termiņš.

Reālās sekas:

• Nesaskaņoti atlikumi ar klientiem un piegādātājiem → neprecīzs gada pārskats → VID jautājumi un potenciāla pārbaude

• Kavēts gada pārskats → sodi un reputācijas zaudējums

Kā izvairīties:

• Veiciet bankas kontu saskaņošanu katru mēnesi, nevis reizi gadā

• Izsūtiet debitoru un kreditoru salīdzināšanas aktus vismaz reizi ceturksnī

• Sāciet gatavot gada pārskatu nevis aprīlī, bet janvārī

9. kļūda: nav rakstveida līgumu par saņemtajiem pakalpojumiem

Latvijas likumdošana neprasa rakstveida līgumu par katru pakalpojumu, taču tā neesamība rada problēmas grāmatvedībā un nodokļu pārbaudēs. Īpaši tas attiecas uz mārketinga, konsultāciju un IT pakalpojumiem.

Reālās sekas:

• VID var apšaubīt izdevumu pamatotību, ja nav līguma, kas apraksta sniegto pakalpojumu

• Strīdā ar pakalpojuma sniedzēju jums nav pierādījuma par vienošanās noteikumiem

• Transfercenu dokumentācijai (ja kontrolēto darījumu summa ar saistītajām pusēm pārsniedz 250 000 EUR gadā) līgums ir obligāts — 2026. gadā šīs dokumentācijas sagatavošanas kārtība vienkāršota (jāsagatavo 12 mēnešu laikā, jāiesniedz tikai pēc VID pieprasījuma), bet slieksnis un pati prasība paliek spēkā

Kā izvairīties:

• Slēdziet rakstveida līgumus par pakalpojumiem, kuru vērtība pārsniedz 500 EUR — tas ir praktisks ieteikums, nevis juridiska prasība, taču ievērojami atvieglo izdevumu pamatošanu VID pārbaudē

• Līgumā iekļaujiet vismaz: pušu rekvizītus, pakalpojuma aprakstu, cenu, izpildes termiņu un atbildību

• Glabājiet līgumus kopā ar rēķiniem un pieņemšanas-nodošanas aktiem

10. kļūda: uzskats, ka grāmatvedi var meklēt vēlāk

"Dibināšu SIA, sākšu strādāt, un tad meklēšu grāmatvedi." Mūsu pieredzē šī pieeja ir viens no biežākajiem iemesliem pirmajiem VID pieprasījumiem, ko redzam jaunajiem klientiem. SIA pienākums uzturēt grāmatvedību sākas ar pirmo saimniecisko darījumu — nevis ar pirmo deklarācijas termiņu.

Reālās sekas:

• Pirmie rēķini izrakstīti bez PVN (ja uzņēmums ir PVN maksātājs) → nepieciešami labojumi, iespējams, sods

• Pirmie izdevumi nav noformēti kā avansa norēķini → grāmatvedībā neparādās → peļņa mākslīgi lielāka

• VID reitinga sistēmā uzņēmums acumirklī iegūst sliktu novērtējumu, ja pirmā deklarācija iesniegta ar kavēšanos vai kļūdām

Kā izvairīties:

• Piesaistiet grāmatvedi pirms pirmā rēķina izrakstīšanas — ideālā gadījumā jau reģistrācijas brīdī

• Pirmajā konsultācijā ar grāmatvedi noskaidrojiet: kā pareizi izrakstīt rēķinu, kā noformēt izdevumus, kādus dokumentus saglabāt

• Nelietojiet "izmēģinājuma periodu" bez grāmatveža — pat ja tas ilgst tikai mēnesi

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai visas šīs kļūdas nozīmē automātisku VID sodu?

Ne obligāti — daudzas atklājas tikai pārbaudes gaitā vai gada pārskata sagatavošanas laikā. Taču jo ilgāk kļūda paliek nepamanīta, jo dārgāka ir tās labošana, jo nokavējuma nauda (0,05% dienā) uzkrājas nepārtraukti.

Kāda ir atšķirība starp deklarācijas iesniegšanas termiņu un nodokļa samaksas termiņu?

Katram nodoklim ir sava deklarācijas iesniegšanas diena (piemēram, PVN un UIN — līdz 20. datumam, darba devēja ziņojums — līdz 17. datumam), bet pati nodokļa samaksa notiek caur vienoto nodokļu kontu līdz 23. datumam neatkarīgi no nodokļa veida. Šīs divas dienas bieži sajauc.

Vai mazkapitāla SIA vispār drīkst izmaksāt dividendes?

Jā — no peļņas, kas paliek pēc obligātās rezerves atskaitījuma: kamēr pamatkapitāls ir mazāks par 2800 EUR, vismaz 25% no gada peļņas jāatstāj uzņēmumā kā rezerves kapitāls (Komerclikuma 185.¹ pants).

Vai man jāslēdz rakstveida līgums par katru pakalpojumu, ko pērku savam uzņēmumam?

Juridiski — nē, likums to neprasa vispārīgā gadījumā. Praktiski — jā, ieteicams jebkuram lielākam vai regulāram pakalpojumam, jo tas ievērojami atvieglo izdevumu pamatošanu VID pārbaudē.

No kura brīža jāsāk kārtot uzņēmuma grāmatvedību?

No pirmā saimnieciskā darījuma — ne no reģistrācijas datuma un ne no pirmā deklarācijas termiņa. Ja pirmais rēķins izrakstīts, pirms grāmatvedis ir piesaistīts, kļūdu risks strauji pieaug.

Vai skaidras naudas algu izmaksa ir aizliegta?

Nē, bet kopš 2025. gada 1. jūlija par to jāziņo VID, atzīmējot to darba devēja ziņojumā. Bezskaidras naudas izmaksa joprojām ir vienkāršākais veids, kā izvairīties no papildu administratīvā sloga.

Secinājums

Grāmatvedības kļūdas jaunuzņēmumos nav nekas neparasts, taču to cena var būt nesamērīgi augsta. VID 2026. gadā ir labāk ekipēts nekā jebkad agrāk, lai tās atklātu — automātiskā datu salīdzināšana, reitinga sistēma un pastiprināta kontrole padara "varbūt nepamanīs" par bīstamu stratēģiju. Lielākā daļa no šīm kļūdām ir novēršamas ar vienu lēmumu: piesaistīt profesionālu grāmatvedi jau no pirmās dienas.

Saistīti raksti: ārpakalpojumu grāmatvedība vs iekšzemes grāmatvedis un kā reģistrēt SIA Latvijā.

Avoti

• likums "Par nodokļiem un nodevām" — sodi, nokavējuma nauda, EDS paziņojumu spēkā stāšanās brīdis

• VID — Deklarāciju iesniegšanas un nodokļu nomaksas termiņi — UIN deklarācijas termiņš (20. datums)

• VID — Vienotais nodokļu konts — nodokļu samaksas termiņš (23. datums)

• VID — Nodokļu maksātāja reitings

• Uzņēmumu ienākuma nodokļa likums — reprezentācijas un personāla ilgtspējas pasākumu izdevumu limits (5%)

• ifinanses.lv — Vienkāršotas transfertcenu dokumentācijas prasības no 2026. gada

• ifinanses.lv — Ziņas VID par algas izmaksu skaidrā naudā

Nevēlies riskēt ar dārgām kļūdām? Sazinies ar Balansis — palīdzēsim sakārtot grāmatvedību jau no pirmās dienas.

Pēdējo reizi atjaunināts: 2026. gada septembris. Informācija balstīta uz likumu "Par nodokļiem un nodevām" ar 2026. gada grozījumiem, VID oficiālajiem materiāliem un Balansis klientu pieredzi.