Kā izvēlēties grāmatvedības firmu — 10 jautājumi, kas jāuzdod

Kā izvēlēties grāmatvedības firmu — 10 jautājumi, kas jāuzdod

Mēs Balansis esam sarunājušies ar vairākiem uzņēmējiem, kuri mainījuši grāmatvedi. Gandrīz katrs no viņiem pirmajā sarunā saka vienu un to pašu: "Es nezināju, kas jāprasa." Viņi izvēlējās pirmo firmu pēc cenas, drauga ieteikuma vai izskata — un pēc gada saskārās ar kavētām deklarācijām, negaidītiem rēķiniem un klusumu tieši tad, kad visvairāk vajadzēja padomu.

Šis raksts ir mūsu mēģinājums šo situāciju mainīt. Mēs esam izveidojuši 10 jautājumu ietvaru, ko jebkurš uzņēmējs var izmantot, izvērtējot grāmatvedības firmu — ieskaitot mūs. Ja firma spēj skaidri un pārliecinoši atbildēt uz šiem jautājumiem, tā ir pelnījusi jūsu uzmanību. Ja atbildes ir izvairīgas, neskaidras vai aizdomīgi īsas — turpiniet meklēt.

Galvenās atziņas

• Kopš 2023. gada 1. jūlija ikvienam, kas Latvijā sniedz grāmatvedības ārpakalpojumus, jābūt VID izsniegtai licencei — bez tās pakalpojuma sniegšana ir aizliegta, un to var pārbaudīt publiskā VID reģistrā

• Civiltiesiskās atbildības apdrošināšana ir daļa no VID licences saņemšanas nosacījumiem — tā nav tikai "laba prakse", bet obligāta prasība

• Profesionālo asociāciju (piemēram, LRGA) sertifikācija ir brīvprātīga — tā nav VID licences aizstājēja un nav juridiski obligāta parastam ārpakalpojuma grāmatvedim

• Lētākais piedāvājums tirgū gandrīz vienmēr nozīmē mazāk uzmanības jūsu uzņēmumam — cena korelē ar atbildības līmeni

• Pirms līguma noslēgšanas pieprasiet rakstisku cenrādi, komunikācijas kārtību un izejas procesa aprakstu — mutiski solījumi bieži neatbilst realitātei

Kāpēc lētākais variants parasti izmaksā dārgāk

Pirms pievēršamies jautājumiem, viena fundamentāla patiesība: grāmatvedības tirgū cena gandrīz vienmēr korelē ar kvalitāti un, vēl svarīgāk, ar atbildības līmeni.

Firma, kas piedāvā grāmatvedību par €50 mēnesī, to var darīt tikai vienā veidā — apstrādājot simtiem klientu vienlaikus ar minimālu uzmanību katram. Šādā modelī nav laika konsultācijām, nav laika padziļinātai dokumentu pārbaudei, nav laika proaktīvai nodokļu plānošanai. Klients saņem "konveijera" pakalpojumu: dokumenti tiek apstrādāti, deklarācijas iesniegtas, bet nekas vairāk.

Mūsu pieredze rāda: uzņēmums ar 20–30 darījumiem mēnesī, kas maksā zemāko iespējamo cenu grāmatvedim, gada laikā bieži zaudē vairāk neizmantotās nodokļu optimizācijas iespējās, kavētos termiņos radītos sodos un laikā, kas pavadīts, pašam labojot grāmatveža kļūdas, nekā būtu samaksājis par kvalitatīvu pakalpojumu. Tāpēc jautājums nav "cik es maksāju?", bet gan "ko es saņemu par šo naudu?". Ja vēlies zināt, kādas ir visbiežākās grāmatvedības kļūdas, ko paši uzņēmēji pieļauj, skaties rakstu 10 biežākās grāmatvedības kļūdas jaunuzņēmumos.

1. jautājums: Vai grāmatvedības firmai ir spēkā esoša VID licence?

Šis ir vienīgais jautājums šajā sarakstā, kura atbildei ir tiešs juridisks pamatojums — un tāpēc tas ir jāuzdod pirmajam.

Kopš 2023. gada 1. jūlija ikvienam, kas Latvijā sniedz grāmatvedības ārpakalpojumus, ir jābūt VID izsniegtai ārpakalpojuma grāmatveža licencei. Bez tās pakalpojuma sniegšana ir aizliegta, un par to var tikt piemērots administratīvais sods. Licencēšanas kārtība faktiski darbojas kopš 2021. gada 1. jūlija, taču pirmos divus gadus bija pārejas periods — kopš 2023. gada tā ir stingra prasība visiem tirgus dalībniekiem.

Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 34. un 38. pantu, lai saņemtu ārpakalpojuma grāmatveža licenci, pretendentam jāatbilst vairākiem nosacījumiem: jābūt vismaz pirmā līmeņa profesionālajai augstākajai izglītībai (koledžas līmenī) vai akadēmiskajai augstākajai izglītībai (vismaz bakalaura grāds) grāmatvedībā, ekonomikā, vadībā vai finansēs; vismaz 3 gadu pieredzei grāmatvedības jomā; jāiesniedz civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polises kopija un iekšējās kontroles sistēmas dokumentācija; un pretendents nedrīkst būt sodīts par tīšiem noziegumiem pret uzņēmējdarbību, valsts dienestu vai par terorismu saistītiem noziegumiem.

Avots: Grāmatvedības likums

Praktiski svarīgākais: civiltiesiskās atbildības apdrošināšana nav brīvprātīga papildu drošība — tā ir viens no licences saņemšanas priekšnosacījumiem. Ja firmai ir derīga VID licence, tai ir jābūt arī spēkā esošai polisei — likums (Grāmatvedības likuma 40. pants) prasa minimālo atbildības limitu €3 000 vai €5 000, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums pārsniedz €300 000. Tomēr apdrošināšanas jautājums (skatiet arī 5. jautājumu zemāk) ir vērts uzdot atsevišķi: licence liecina, ka polise ir bijusi jāiesniedz, taču par tās pašreizējo derīgumu un segumu ir vērts pārliecināties.

Ko jautāt: "Vai jums ir spēkā esoša VID ārpakalpojuma grāmatveža licence? Vai varat nosaukt licences numuru?"

Atbildi var pārbaudīt arī paši — VID uztur publisku Licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistru, kurā var meklēt konkrētu personu vai uzņēmumu un pārliecināties, ka licence ir derīga. Ja firma nevar vai negrib nosaukt licences numuru, tas nav "sīkums" — tas nozīmē, ka firma, iespējams, likumīgi nedrīkst sniegt jums pakalpojumu.

Kā ar profesionālo sertifikāciju un asociācijām? Latvijā darbojas arī brīvprātīgas profesionālās organizācijas, piemēram, Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācija (LRGA), kas piedāvā savu sertifikācijas programmu. Šāda sertifikācija nav juridiska prasība — likums to neparedz kā nosacījumu ārpakalpojuma grāmatvedības sniegšanai, un VID licenci var iegūt un uzturēt arī bez tās. Tā var būt noderīga papildu apliecinājums firmām, kas strādā ar starptautiskiem klientiem vai gatavojas paplašināt pakalpojumu klāstu, taču tipiskam maza vai vidēja uzņēmuma klientam VID licence ir daudz svarīgākā un patiesi obligātā pārbaude. (Savukārt Latvijas Zvērinātu revidentu asociācijas sertifikācija attiecas uz pilnīgi citu profesiju — zvērinātiem revidentiem, kas veic uzņēmumu obligātās revīzijas, — un parastam ārpakalpojuma grāmatvedim tā nav nepieciešama.)

2. jautājums: Vai jums ir pieredze manā nozarē?

Grāmatvedība e-komercijas uzņēmumam būtiski atšķiras no grāmatvedības būvniecības uzņēmumam. PVN apgrieztā maksāšana būvniecībā, OSS režīms interneta veikaliem, PVN atbrīvojums veselības aprūpei, muitas procedūras importētājiem — katra nozare nes savus specifiskos izaicinājumus.

Ja grāmatvedis pirmo reizi saskaras ar jūsu nozares specifiku, viņš mācīsies uz jūsu rēķina — un kļūdas maksās jums.

Ko jautāt: "Vai jums jau ir klienti manā nozarē? Vai varat īsumā pastāstīt, kādas ir šīs nozares galvenās grāmatvedības īpatnības?"

Labs grāmatvedis uz šo jautājumu atbildēs konkrēti, minot piemērus un specifiskus izaicinājumus. Slikts — izvairīgi, sakot "mēs strādājam ar visām nozarēm".

3. jautājums: Kurš tieši apkalpos manu kontu ikdienā?

Šis ir viens no visbiežāk ignorētajiem jautājumiem, kas vēlāk rada vislielāko vilšanos. Jūs iepazīstaties ar pieredzējušu, zinošu partneri pārdošanas sarunā, bet pēc līguma noslēgšanas jūsu ikdienas kontaktu punkts kļūst par jaunāko grāmatveža palīgu bez pieredzes.

Ko jautāt: "Kurš būs mans primārais kontaktpunkts? Kāda ir šīs personas pieredze un kvalifikācija? Vai es varu ar viņu iepazīties pirms līguma noslēgšanas?"

Profesionāla firma spēj skaidri nosaukt atbildīgo personu un tās kvalifikāciju. Ja atbilde ir "jūsu kontu apkalpos komanda", papildjautājums: "Kurš no komandas būs atbildīgs par mana konta kvalitāti?"

4. jautājums: Kāda ir jūsu komunikācijas kārtība — un cik ātri jūs atbildat?

Grāmatvedības attiecības ir pakalpojums, kurā komunikācijas kvalitāte tieši nosaka rezultātu. Ja jums ir steidzams jautājums par PVN piemērošanu pirms rēķina izrakstīšanas klientam, un grāmatvedis atbild pēc četrām dienām — jūs esat sliktā situācijā.

Ko jautāt:

1. "Kāds ir jūsu tipiskais atbildes laiks uz e-pastu? Uz tālruņa zvanu?"

2. "Vai jums ir noteikts SLA (pakalpojumu līmeņa līgums) ar garantētiem atbildes termiņiem?"

3. "Kas notiek, ja mans pastāvīgais grāmatvedis ir atvaļinājumā vai slims?"

Laba firma spēj nosaukt konkrētus termiņus — piemēram, "uz e-pastiem atbildam 4 darba stundu laikā". Ja atbilde ir "mēs vienmēr atbildam ātri", tas nav konkrēti.

5. jautājums: Kā jūs rīkojaties, ja pieļaujat kļūdu?

Kļūdas notiek visiem — arī vislabākajiem grāmatvežiem. Jautājums nav par to, vai kļūda notiks, bet gan par to, kas notiek pēc tam.

Ko jautāt:

1. "Vai jums ir civiltiesiskās atbildības apdrošināšana? Kāds ir tās segums?"

2. "Ja jūsu kļūdas dēļ mans uzņēmums saņem VID sodu, kurš to sedz?"

3. "Vai manā līgumā ir skaidri noteikta jūsu atbildība un tās ierobežojumi?"

Kā minēts 1. jautājumā — ikvienai firmai ar derīgu VID licenci civiltiesiskās atbildības apdrošināšanai jau ir jābūt, jo tā ir viens no licences saņemšanas nosacījumiem. Tāpēc, ja firma nevar uzrādīt apdrošināšanas polisi vai izvairās no jautājuma par atbildību, tas ir daudz nopietnāks signāls, nekā šķiet no pirmā acu uzmetiena — tas var nozīmēt, ka firmai vispār nav derīgas licences.

6. jautājums: Kas tieši ir iekļauts jūsu cenā, un kas ir papildus?

Šis ir jautājums, kas rada visvairāk pārpratumu un konfliktu. Daudzas firmas piedāvā zemu bāzes cenu, bet pēc tam piemēro papildu maksu par gandrīz visu.

Ko jautāt:

1. "Vai gada pārskata sagatavošana ir iekļauta ikmēneša cenā? Ja nē, cik tā maksā?"

2. "Vai algu aprēķins ir iekļauts? Kāda ir cena par katru darbinieku?"

3. "Vai pastāv darījumu skaita limits, pēc kura mainās cena?"

4. "Kāda ir stundas likme par papildu konsultācijām?"

5. "Vai ir kādi slēptie maksājumi — par EDS piekļuves iestatīšanu, par pirmreizējo dokumentu sakārtošanu, par arhīva sagatavošanu?"

Ideālā gadījumā jums jāsaņem rakstisks cenrādis, kurā skaidri nodalīts, kas ir iekļauts pamatpakalpojumā un kas tiek uzskatīts par papildu darbu. Ja vēlaties orientēties tirgus cenu līmenī, pirms sarunas noderīgi ir iepazīties arī ar mūsu grāmatvedības pakalpojumu cenrādi.

7. jautājums: Vai jūs proaktīvi brīdināt par riskiem un termiņiem?

Labs grāmatvedis nav tikai dokumentu apstrādātājs — viņš ir jūsu biznesa finanšu uzraugs. Viņš pamana, ka tuvojas PVN reģistrācijas slieksnis. Viņš atgādina par gaidāmajām nodokļu izmaiņām. Viņš iesaka, kad un kā izmaksāt dividendes, lai optimizētu nodokļus.

Ko jautāt: "Vai jūs proaktīvi informējat klientus par gaidāmajām nodokļu izmaiņām, kas viņus ietekmēs? Vai jūs sekojat līdzi klienta apgrozījumam un brīdinat, kad tuvojas PVN slieksnis vai citi būtiski robežlielumi?"

Ja atbilde ir "jā, tas ir daļa no mūsu pakalpojuma", papildjautājums: "Vai varat dot piemēru no pēdējā gada, kad esat proaktīvi brīdinājuši klientu par kādu gaidāmu risku?"

8. jautājums: Kā jūs palīdzat ar nodokļu optimizāciju?

Ne visi grāmatveži sniedz nodokļu konsultācijas, un ne visi to dara proaktīvi, taču jums kā uzņēmējam ir svarīgi saprast, kādu atbalstu šajā jomā varat sagaidīt.

Ko jautāt:

1. "Vai jūs aktīvi piedāvājat klientiem legālas nodokļu optimizācijas iespējas?"

2. "Vai jūs palīdzat izvēlēties starp algu un dividendēm, standarta un alternatīvo UIN režīmu?"

3. "Vai jūs iesakāt klientiem pieteikties ES fondu atbalstam, ja redzat, ka viņi atbilst kritērijiem?"

Laba firma uz šo jautājumu atbildēs ar konkrētiem piemēriem — kā, kad un kādēļ tā ieteikusi konkrētus klientus pāriet uz izdevīgāku nodokļu režīmu vai izmaksu struktūru, nevis tikai vispārīgi apliecinās, ka "protams, mēs to darām".

9. jautājums: Kā notiek izejas process, ja es vēlos pārtraukt sadarbību?

Šis ir jautājums, ko uzdod reti, bet kam ir milzīga nozīme. Ja pēc gada vai diviem jūs izlemsiet mainīt grāmatvedi, cik viegli vai grūti būs iziet?

Ko jautāt:

1. "Kāds ir uzteikuma termiņš jūsu līgumā?"

2. "Vai pastāv minimālais līguma periods?"

3. "Kādā termiņā un formātā jūs nododat dokumentus klientam, kas pārtrauc sadarbību?"

4. "Vai par dokumentu arhīva sagatavošanu un nodošanu tiek iekasēta papildu maksa?"

Ja firma izvairās no šī jautājuma vai saka "par to runāsim tad, kad tas būs aktuāli", esiet piesardzīgs. Profesionāla firma spēj skaidri aprakstīt izejas procesu.

10. jautājums: Kāds ir jūsu tehnoloģiskais līmenis?

Grāmatvedība 2026. gadā nav tikai Excel tabulas. Mūsdienīga grāmatvedības firma izmanto programmatūru, kas integrējas ar banku, automātiski apstrādā rēķinus un ļauj klientam sekot līdzi saviem finanšu datiem.

Ko jautāt:

1. "Kādu grāmatvedības programmatūru jūs izmantojat?"

2. "Vai man kā klientam ir piekļuve sistēmai, lai redzētu savus datus?"

3. "Vai jūsu sistēma integrējas ar manu banku automātiskai darījumu importēšanai?"

4. "Kā jūs nodrošināt datu drošību?"

Ko sagaidīt no labas grāmatvedības firmas — kopsavilkums

Šie 10 jautājumi nav paredzēti, lai "noķertu" grāmatvedi — tie ir domāti, lai jūs kā uzņēmējs varētu veikt informētu izvēli. Mēs Balansis esam gatavi atbildēt uz katru no tiem mūsu pirmajā konsultācijā, ieskaitot mūsu VID licenci — un mēs aicinām jūs uzdot šos pašus jautājumus jebkurai citai firmai, kuru apsverat. Jo labāk informēts būs tirgus, jo labākiem būs jābūt pakalpojumu sniedzējiem. Ja vēlaties uzzināt vairāk par mūsu grāmatvedības pakalpojumiem vai sazināties ar mums tiešai konsultācijai — labprāt atbildēsim uz visiem 10 jautājumiem.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai visiem grāmatvežiem Latvijā ir vajadzīga VID licence?

Nē, tikai tiem, kas sniedz grāmatvedības ārpakalpojumus — proti, strādā ar vairākiem klientiem kā ārējs pakalpojumu sniedzējs. Grāmatvedim, kas ir uzņēmuma darbinieks ar darba līgumu tikai vienā uzņēmumā (nevis ārējs pakalpojumu sniedzējs), VID licence nav nepieciešama.

Kā es varu pats pārbaudīt, vai firmai ir derīga VID licence?

VID uztur publisku Licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistru, kurā var meklēt konkrētu personu vai uzņēmumu un pārliecināties, ka licence ir derīga un nav anulēta.

Vai LRGA sertifikāts nozīmē, ka grāmatvedis ir kvalificētāks par citiem?

LRGA (Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācija) sertifikācija ir brīvprātīga profesionālā programma, kas var liecināt par papildu zināšanām, taču tā nav juridiska prasība un neaizstāj VID licenci. Firma bez šīs sertifikācijas, bet ar derīgu VID licenci, likumīgi drīkst sniegt tieši tos pašus pakalpojumus.

Kas notiek, ja grāmatvedības firma sniedz pakalpojumus bez VID licences?

Tas ir aizliegts un var novest pie administratīvā soda. Turklāt, ja jūsu grāmatvedis nav licencēts, tas var radīt papildu riskus jūsu paša uzņēmumam saistībā ar iesniegto dokumentu un deklarāciju atbilstību.

Vai jaunai grāmatvedības firmai (bez ilgas pieredzes tirgū) var uzticēties?

Pieredze tirgū ir tikai viens faktors. Svarīgāk ir pārbaudīt konkrētās komandas kvalifikāciju, VID licenci un atbildes uz pārējiem šī raksta jautājumiem — jauna firma ar pieredzējušu komandu un derīgu licenci var būt uzticamāka izvēle nekā ilgi strādājoša firma bez skaidras atbildības struktūras.

Vai lētāks piedāvājums vienmēr nozīmē sliktāku servisu?

Ne vienmēr automātiski, taču korelācija ir spēcīga. Ļoti zema cena parasti nozīmē lielu klientu skaitu uz vienu grāmatvedi, kas ierobežo laiku, ko firma var veltīt jūsu uzņēmumam — konsultācijām, proaktīvai plānošanai un kļūdu novēršanai.

Saistīti raksti: ārpakalpojuma grāmatvedība vs iekšzemes grāmatvedis un sertificēts grāmatvedis un VID licence.

Avoti

• Grāmatvedības likums

• VID: No 2023. gada 1. jūlija grāmatvedības ārpakalpojumu sniegšana bez licences būs aizliegta

• VID: Licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrs

• Finanšu ministrija: Ārpakalpojuma grāmatvežiem jāsaņem licence līdz 1. jūlijam

• LRGA — Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācija

Mums ir svarīgi, lai jūs izvēlētos grāmatvedības firmu, pamatojoties uz reāliem, pārbaudāmiem kritērijiem — ne tikai cenu vai pirmo iespaidu. Sazinieties ar mums, ja vēlaties uzdot šos jautājumus mums tieši.

Pēdējo reizi atjaunināts: 2026. gada septembris. Informācija balstīta uz Grāmatvedības likumu, VID un Finanšu ministrijas oficiālajiem materiāliem, kā arī Balansis komandas pieredzi grāmatvedības tirgū.